Rechnungsbearbeitung (Accounts Payable)

Was umfasst dieses Modul / dieser Prozess:

Der Rechnungseingang und die anschließende Erkennung der Rechnungsdetails sowie der Abgleich mit den Bestelldaten werden von verschiedenen Anbietern unterschiedlich abgebildet. Rechnungen können über verschiedene Kanäle eingehen:

• EDI-Rechnungen lassen sich mit einem Mapping-Tool einfach in das benötigte Format umwandeln. Diese Form des Rechnungseingangs beherrschen fast alle Anbieter. Zu beachten ist aber, dass meist nur die im eProcurement-Prozess genutzten Standardlieferanten per EDI angebunden sind und alle anderen Lieferanten die Rechnung auf dem normalen Weg per E-Mail als PDF oder per Post auf Papier schicken.
• PDF-Rechnungen oder Rechnungen per E-Mail werden von der Software automatisch ausgelesen.
• Papierrechnungen müssen zuerst mit OCR-Software erfasst werden, um dann wie eine PDF-Rechnung ausgelesen werden zu können. Nicht alle Anbieter unterstützen alle Sprachen, weshalb es für manche Regionen oft Einschränkungen gibt.

Das Auslesen der Inhalte kann auf zwei Arten erfolgen. Bei alten Systemen muss jedes neue Rechnungslayout einmal angelernt werden; bei modernen Systemen geschieht das mit maschinellem Lernen. Gute Systeme erreichen hier eine automatische Erkennungsrate von über 98 %. Die meisten Probleme entstehen beim Auslesen von Rechnungen mit mehreren Positionen.

Der Abgleich der Rechnung mit den Bestelldaten kann auf unterschiedliche Weise erfolgen. Dafür muss auf mehrere Daten aus dem eProcurement- oder Supply-Chain-Prozess zugegriffen werden, etwa auf die Bestellung oder den Waren- bzw. Leistungseingang:

• 2-Way-Match ist ein automatisierter Prozess, der Abweichungen zwischen Bestellungen und den zugehörigen Rechnungen prüft, bevor Rechnungen freigegeben und bezahlt werden. Der 2-Way-Match, auch Bestellabgleich oder PO-Matching genannt, vergleicht bestimmte Werte auf Bestellung und Rechnung. Er prüft, ob Bestell- und Rechnungsinformationen innerhalb Ihrer Toleranzen übereinstimmen: Die berechnete Menge ist kleiner oder gleich der bestellten Menge, oder der Rechnungspreis ist kleiner oder gleich dem Bestellpreis.
• 3-Way-Match prüft eine Lieferantenrechnung gegen die zugehörige Bestellung UND den Wareneingang. Das verringert die Gefahr, dass betrügerische Rechnungen unentdeckt bleiben und – schlimmer noch – bezahlt werden. Unternehmen können Schwellenwerte festlegen, welche Rechnungen einen 3-Way-Match brauchen. Sie legen fest: Die berechnete Menge ist kleiner oder gleich der gelieferten Menge.
• 4-Way-Match ergänzt ein viertes Kriterium und prüft, ob Abnahmedokumente und Rechnungsinformationen innerhalb der festgelegten Mengentoleranzen übereinstimmen: Die berechnete Menge ist kleiner oder gleich der abgenommenen Menge.

Die Konformitätsprüfung der Rechnungen nach den jeweiligen nationalen Gesetzen ist ein komplexer Prozess, den nur wenige Anbieter leisten können. Dafür braucht es Wissen über länderspezifische Gesetze zu digitalen Rechnungen, und Gesetzesänderungen müssen zeitnah umgesetzt werden. Nur wenige Anbieter können sich diesen Aufwand leisten, weshalb es einen Unterschied zwischen kleineren, lokalen Anbietern und großen, international tätigen Unternehmen gibt.

Die E-Rechnungspflicht verändert diesen Prozess in ganz Europa. In Deutschland müssen seit dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen strukturierte E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen können; Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz müssen sie ab dem 1. Januar 2027 ausstellen, alle Unternehmen ab dem 1. Januar 2028. Mit dem EU-Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) werden E-Rechnung und digitale Meldung ab 2030 für grenzüberschreitende B2B-Geschäfte in der EU verpflichtend. Per OCR ausgelesene PDF-Rechnungen werden im B2B-Bereich daher nach und nach verschwinden.

Workflows für das Abweichungsmanagement mit konfigurierbaren Toleranzen sollten verfügbar sein. Die Weiterleitung zur Klärung ist automatisiert, indem der Bedarfsträger oder Genehmigende eingebunden wird – Freigaben müssen nicht mehr manuell nachverfolgt werden.

Was sind die wichtigsten Ziele:

• Senkung der Prozesskosten durch den Wegfall aller manuellen Schritte mit Ausnahme von Workflows, wenn Rechnungen nicht zur Bestellung oder zum Wareneingang passen.
• Transparenz über das aktuelle Obligo, besonders wenn die E-Rechnung nicht nur als Teil des eProcurement, sondern unternehmensweit gesehen wird.
• Einsparungen durch aktives Cash Management, vor allem wenn Zusatzfunktionen wie Dynamic Discounting genutzt werden.
• Weniger Lieferantensupport, weil dem Lieferanten über das Webportal aktuelle Rechnungen und das Zahlungsziel angezeigt werden. Supportleistungen für Lieferanten rund um die Abrechnung sind meist ein großer Aufwand.

Besonderheiten je Branche:

Grundsätzlich lässt sich die E-Rechnung in jeder Branche nutzen. Produktionsunternehmen mit wiederkehrenden Bestellungen und Rechnungen haben hier ein größeres Einsparpotenzial, da die Zahl der NICHT automatisch erkannten Rechnungen sehr klein ist.

Branchen, die sehr viele Dienstleistungen einkaufen, oder Branchen mit komplizierten Abrechnungsprozessen wie die Transportbranche oder Bauunternehmen tun sich schwer, alle Rechnungen elektronisch zu verarbeiten.

Großunternehmen mit vielen Niederlassungen, besonders in Asien und Südamerika, haben wegen regionaler Vorschriften und Komplexität eher Probleme.

Neueste Innovationen:

KI-Automatisierung bleibt das große Thema in der Rechnungsbearbeitung. Zwischen den Anbietern gibt es nach wie vor große Unterschiede, inwieweit komplexe Rechnungen mit vielen Positionen automatisch erkannt und geprüft werden können. Einfache und weniger intelligente Systeme erkennen nur den Rechnungsbetrag; bei Sammelrechnungen, die mehreren Bestellnummern zugeordnet werden müssen, zeigen sich große Unterschiede zwischen den Anbietern.

Dynamische Workflows, die sich selbst anpassen oder von berechtigten Personen einfach angepasst werden können, vereinfachen die Bearbeitung von Sonderfällen und tragen zu einer noch höheren Automatisierungsquote bei.

Erweiterungen und Zusatzfunktionen:

Dynamic Discounting ist eine Lösung, die die Rentabilität des Käufers verbessert, indem sie seine Herstellkosten der verkauften Produkte (COGS) senkt. Dynamic Discounting gibt den Lieferanten des Käufers die Flexibilität, selbst zu wählen, wann sie bezahlt werden möchten, im Gegenzug für einen reduzierten Preis der gekauften Waren und/oder Leistungen. Dynamic Discounting lässt sich über Standard-APIs einfach an ein E-Rechnungssystem anbinden.

Webportale für Lieferanten, in denen sich nicht nur Rechnungen hochladen, sondern auch der Status aller Rechnungen und das Zahlungsdatum einsehen lassen, steigern die Lieferantenzufriedenheit und verringern den Aufwand für den Lieferantensupport. Über solche Portale ist meist auch Kommunikation in Form von Chats oder Echtzeitnachrichten möglich.