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Der geschlossene Prozesskreislauf im Source-to-Contract

Lieferantenmanagement

Lieferantenmanagement (Supplier Relationship Management) ist der Prozess, der sicherstellt, dass ein Unternehmen für das Geld, das es seinen Lieferanten zahlt, den größtmöglichen Gegenwert erhält.

Was umfasst dieses Modul / dieser Prozess:

Qualifizierung bedeutet, Lieferanten daraufhin zu bewerten, ob sie in der Lage sind, die benötigten Waren oder Leistungen nach den Standards des Käufers zu liefern. Die für eine erfolgreiche Qualifizierung erforderlichen Fähigkeiten legt das Category Management fest; sie werden in einem oder mehreren Fragenkatalogen abgefragt. Man kann den Prozess einfach halten und an alle Lieferanten dieselben Anforderungen stellen oder dies je Produktgruppe tun. Abgefragt werden in der Regel Informationen aus folgenden Bereichen: Finanzkennzahlen, technische Möglichkeiten wie Maschinen, Zertifikate zu Sicherheit und Organisation (ISO-Zertifikate), EHS-spezifische Informationen (Environment, Health and Safety) und vieles mehr.

Onboarding: Anschließend werden im Rahmen des Onboardings die nötigen Informationen über die ausgewählten Lieferanten gesammelt (sofern der Lieferant die Anforderungen erfüllt). Interne Prozesse und Systeme müssen entsprechend angepasst oder aktualisiert und die relevanten Beteiligten informiert werden, damit das Unternehmen den neuen Lieferanten kennt und mit ihm Geschäfte machen kann. Bei der Segmentierung werden Lieferanten anhand vorab definierter Kriterien wie Versorgungsrisiko, Kritikalität und Gesamtvolumen in bestimmte Lieferantenquadranten eingeordnet.

Stammdatenmanagement (MDM) ist ein wichtiger Teil des Lieferanten-Onboardings, besonders in Konzernen mit mehreren Standorten und dezentralen Einkaufsteams an allen Standorten. Vor allem wenn diese dezentralen Standorte eigene ERP-Systeme haben, ist ein MDM-System sehr wichtig, um Lieferanten im ganzen Unternehmen eindeutig identifizieren zu können. Bei manchen Unternehmen und Toolanbietern ist das MDM Teil des Spend-Analytics-Prozesses.

Zusammenarbeit zwischen Kunden und Lieferanten verbessert die Beziehung und den wirtschaftlichen Wert durch Fortschritte bei Prozessen und Leistung sowie durch Produkt- oder Serviceinnovationen. Die Zusammenarbeit kann unstrukturiert erfolgen, etwa über E-Mails und Notizen, es gibt aber auch weiterentwickelte Tools, mit denen sich eine strukturierte Lieferantenentwicklung durchführen lässt.

Performance Management: Im letzten Schritt wird die Leistung eines Lieferanten gemessen und sichergestellt, dass er die vertraglich vereinbarten Bedingungen erfüllt – anhand von Kennzahlen wie Lieferzeit, Preis, Produktion, Qualität und Service. In manchen Unternehmen ist die Lieferantenbewertung Teil des Einkaufs, in anderen gibt es dafür eine eigene Abteilung oder sie gehört zur Lieferantenqualität.

Risikomanagement ist ebenfalls Teil des Lieferantenmanagements. Großunternehmen haben eine eigene Risikomanagement-Abteilung, kleinere Unternehmen integrieren das Risikomanagement in das Lieferantenmanagement. Die meisten Toolanbieter binden externe Datenquellen spezialisierter Anbieter wie Sphera (das 2022 riskmethods übernommen hat), Everstream oder Prewave ein und bauen darauf weitere Prozesse auf, um bei einer Warnmeldung passende Maßnahmen strukturiert abarbeiten zu können.

Nachhaltigkeitsmanagement ist ein weiterer Bereich, der im Lieferantenmanagement immer wichtiger wird. Wie beim Risikomanagement werden hier Daten spezialisierter Anbieter in die eigene Datenbank integriert, um sie gemeinsam auswerten zu können. Bei manchen Tools lassen sich diese Daten auch für Vergabeentscheidungen im eSourcing nutzen. In diesem Bereich gibt es Anbieter, die sehr umfangreiche Daten liefern, wie EcoVadis oder IntegrityNext, aber auch Anbieter, die sich auf Spezialthemen wie CO₂ (z. B. carbmee) oder Qualitätsaudits bei Lieferanten (z. B. Qualifyze) konzentrieren.

Was sind die wichtigsten Ziele:

  • Senkung der Prozesskosten durch einen durchgängig standardisierten Prozess und die Einbindung von Teilprozessen wie der automatischen Übermittlung von Dokumenten (etwa 3D-Zeichnungen für Konstruktionsteile) und der automatischen Aktualisierung der ERP-Systeme auf Basis der eingereichten Angebote.
  • Analyse der Kostentreiber mithilfe von Vorlagen (sogenannten Kostenaufbrüchen), um die richtige Verhandlungsstrategie zu finden.
  • Einfacher Angebotsvergleich bei gleichzeitiger Standardisierung von Anfrage- und Angebotsvorlagen, damit Produkte und Leistungen vergleichbar werden.
  • Garantierte Umsetzung der Warengruppen- und Lieferantenstrategie. Voraussetzung dafür ist, dass das Category Management und seine Ergebnisse integriert sind.
  • Automatisierte Verhandlungen nach festen Regeln, um maximale Verbindlichkeit und Preissenkung zu erreichen, wie es bei Auktionstools der Fall ist.
  • Senkung der Materialkosten schon durch die Einbindung zusätzlicher Lieferanten und den dadurch höheren Wettbewerb, durch die Analyse der richtigen Verhandlungsstrategie, wie sie etwa Cherry Picking zeigt, und durch die Berücksichtigung aller relevanten Daten wie Risiko, Lieferantenleistung, Qualitätskennzahlen und weiterer Faktoren.

Besonderheiten je Branche:

Produktionsunternehmen stellen sehr hohe Anforderungen an das Lieferantenmanagement, da die Wahl des falschen Lieferanten hohe Zusatzkosten verursachen kann. Zudem ist es im Zuge der Digitalisierung das Ziel, Lieferanten möglichst eng in die eigenen Prozesse einzubinden – wofür das Lieferantenmanagement die Grundlage ist. Im Produktionsumfeld wird zudem ständig an der Verbesserung der Lieferantenleistung gearbeitet. Es werden nicht nur Audits durchgeführt und Leistungen gemessen, sondern auch zahlreiche Verbesserungsmaßnahmen gemeinsam mit dem Lieferanten angestoßen und überwacht. Auch hier gibt es spezielle Verfahren wie PDCA (Plan-Do-Check-Act), die manche Tools abbilden.

Die Automobilindustrie stellt besonders hohe Anforderungen an das Lieferantenmanagement, da nicht nur der Lieferant, sondern jedes einzelne Werk eines Lieferanten gesondert betrachtet wird. Da dasselbe Bauteil oft in Asien, Europa und den USA produziert wird, ist es besonders wichtig, Freigabeprozesse und Verbesserungsmaßnahmen auf Werks- und nicht auf Lieferantenebene durchzuführen.

Pharma und Lebensmittel haben ebenfalls sehr spezifische Anforderungen an das Lieferantenmanagement, vor allem bei der Lieferantenqualifizierung, da Lieferanten in diesen Branchen zahlreiche besondere Qualifikationsmerkmale erfüllen müssen, die zumeist in verschiedenen Ländern oder Regionen unterschiedlich geregelt sind.

Neueste Innovationen:

Integration verschiedener Datenquellen, die Standardisierung und Normalisierung der Daten sowie ihre Nutzung in allen nachgelagerten Prozessen werden immer wichtiger. Bei den verschiedenen Datenquellen muss man auf die Daten des Kunden, die eigenen Daten und Daten externer Anbieter zugreifen können. Alle diese Daten müssen jederzeit aktuell sein.

Empfehlungen auf Basis von Lieferantendaten und moderner Algorithmen. Für den Einkauf bedeutet das, dass er aus den verfügbaren Daten keine eigenen Schlüsse ziehen muss, sondern vom Tool Empfehlungen bekommt – das beschleunigt die Umsetzung erheblich und sichert hohe Einsparungen.

Mustererkennung wird für Fälle eingesetzt, in denen bereits Regeln definiert sind, damit das Tool in ähnlichen Situationen, für die noch keine Regeln existieren, dieselben Empfehlungen vorschlagen kann.

OCR-Auslesung aller möglichen Zertifikate, um Fälschungen sofort von echten Zertifikaten unterscheiden zu können. In der Vergangenheit haben vor allem asiatische Lieferanten im Onboarding oft Fälschungen hochgeladen, die erst mühsam manuell geprüft werden mussten.

KI-Agenten für Lieferantensuche und Onboarding: Die Suche nach neuen Lieferanten hat sich von manueller Recherche zur KI verlagert. Scoutbee, ein Pionier der KI-gestützten Lieferantensuche, wurde im Oktober 2025 von Coupa übernommen; neuere Startups wie Find My Factory oder Didero nutzen KI-Agenten, um Lieferanten zu suchen, zu kontaktieren und zu qualifizieren und fehlenden Unterlagen per E-Mail nachzugehen.

Flexible Qualifizierungsformulare, die sich mehrstufig gestalten lassen und mit denen sich auch Abhängigkeiten abbilden lassen. Ähnlich wie bei SurveyMonkey muss es möglich sein, abhängig von anderen Fragen alternative Fragen zu stellen. Ein Beispiel: Hat ein Lieferant eine bestimmte Qualifikation nicht und kann kein Dokument hochladen, bekommt er 5 alternative Fragen, die in Kombination sofort ausgewertet werden und darüber entscheiden, ob der Qualifizierungsprozess weiterläuft oder gestoppt wird.

Erweiterungen und Zusatzfunktionen:

Da sich das Lieferantenmanagement zunehmend zu einem Daten-Hub entwickelt, der verschiedene externe mit internen Datenquellen verbindet und dem Lieferanten zugleich ermöglicht, Teile seiner Daten einzusehen und auch zu bewerten, sind clevere Integrationen aller anderen Module der Schlüssel zum Erfolg. Besonders wichtig sind dabei folgende Anforderungen:

  • Verbesserung der Lieferantenleistung
  • Risikovermeidung
  • Diversität
  • Senkung des CO₂-Fußabdrucks
  • Nachhaltigkeitsvorschriften
  • Gesetze zu Sorgfaltspflichten in der Lieferkette: das deutsche LkSG (seit 2025 in Vereinfachung, die Berichtspflicht soll entfallen) und die EU-CSDDD, deren Anwendung auf Juli 2029 verschoben wurde
  • Vorschriften zu Umwelt, Gesundheit und Arbeitssicherheit (EHS)
  • Compliance-Vorschriften