Was umfasst dieses Modul / dieser Prozess:
Auftragsabwicklung gliedert sich in die Übermittlung der Bestellung an den Lieferanten und die Rückmeldung einer Auftragsbestätigung durch den Lieferanten. Kann der Lieferant die gewünschte Menge zum gewünschten Zeitpunkt liefern, ist der Prozess relativ einfach. Im eProcurement und bei den dort gelisteten Standardartikeln ist oft gar keine Auftragsbestätigung nötig, da der Zeitpunkt des Wareneingangs nicht besonders wichtig ist und der Aufwand den Nutzen übersteigt.
Da in einem Produktionsunternehmen dieselbe Auftragsabwicklung auch für Anlagen, Werkzeuge und produktionskritische Produkte genutzt werden kann, wird oft je Produktgruppe oder Lieferant entschieden, ob eine Auftragsbestätigung geschickt werden muss. Wird die Auftragsabwicklung auch für Produktionsmaterial genutzt, ist für jede Bestellung eine Auftragsbestätigung nötig, weil das ERP-System für seinen MRP-Lauf (Materials Requirements Planning, Materialbedarfsplanung) wissen muss, ob der Lieferant liefern kann oder nicht – das wirkt sich auf den nächsten Bestelllauf aus.
Abweichungsmanagement (oder Exception Management) ist vor allem bei kritischeren Produkten nötig. Im Produktionsumfeld wären das zum Beispiel Maschinenersatzteile, Werkzeuge oder IT-Komponenten, die für ein Unternehmen kritisch sein können und für die ein Abweichungsmanagement unbedingt erforderlich ist. Abweichungsmanagement beschreibt den Prozess, wenn der Lieferant die vom Kunden gewünschte Menge oder den gewünschten Termin nicht liefern kann. Es gibt auch Fälle, in denen der Lieferant den Preis ändern kann, das sind aber Sonderfälle. Kann der Lieferant nicht liefern, entsteht ein „Ping-Pong“ zwischen Kunde und Lieferant, weil Kunde oder Lieferant ihre Produktion anpassen müssen, damit es keine Produktionsausfälle und hohen Zusatzkosten gibt. Für dieses „Ping-Pong“ zwischen zwei IT-Systemen gibt es mehrere Abbildungsmöglichkeiten. Gerade in Zeiten hoher Volatilität und schwer planbarer Mengen ist eine effiziente Gestaltung dieses Prozesses sehr wichtig.
Lieferabrufe sind ein weiteres Element, vor allem bei wiederkehrenden und planbaren Bedarfen. Hier werden keine Einzelbestellungen übermittelt, sondern eine komplette Vorschau über mehrere Wochen, wobei die Genauigkeit der Informationen abnimmt, je weiter der geplante Liefertermin in der Zukunft liegt. Dieser Prozess ist meist nicht an ein eProcurement-System, sondern direkt an das ERP-System angebunden, da die Bedarfe im eProcurement meist gar nicht planbar sind. Auch bei den Abrufen selbst gibt es verschiedene Varianten wie Just-in-Time oder Just-in-Sequence; Haupteinsatzgebiete sind die Automobil- und die Hightech-Industrie.
Konsignationslager sind auch im eProcurement verbreitet. Hier bleibt die Ware Eigentum des Lieferanten, bis sie vom Kunden vollständig verbraucht ist. Der Kunde verwaltet das Konsignationslager also wie ein eigenes und meldet jede Entnahme sofort elektronisch an den Lieferanten. Oft sind 3PL-Dienstleister (Third-Party Logistics) in diesen Prozess eingebunden oder steuern ihn eigenständig.
Vendor Managed Inventory (VMI) wird oft in Kombination mit dem Konsignationslager genutzt. Im VMI-Prozess ist der Lieferant dafür verantwortlich, dass die Ware beim Kunden immer verfügbar ist. Der Lieferant bestimmt die Zahl der Lieferungen und die Menge der einzelnen Lieferungen. Das bringt dem Kunden oft große Kostenvorteile, besonders wenn der Lieferant sich selbst kostensenkend optimieren kann. Der Lieferant erreicht Kostensenkungen, weil er die Losgröße der Produktion an die Lieferkapazität anpassen kann, um Zwischenlagerung zu vermeiden, weil er den Lkw bei der Lieferung immer vollständig beladen kann, um Transportkosten zu senken, und weil er seine Transportwege nach dem Milkrun-Prinzip optimieren kann, wenn es mehrere Kunden in der Gegend gibt.
Dienstleistungsbestellungen sind ein eigenes Thema, weil diese Prozesse nach anderen Kriterien funktionieren. Bei der Bestellung von Dienstleistungen ist Folgendes zu beachten:
- Bestellungen für Dienstleistungen laufen oft über einen längeren Zeitraum. Deshalb muss der Lieferant seine Leistungen wöchentlich oder monatlich online zurückmelden und der Auftraggeber sie freigeben, damit gezahlt werden kann.
- Daraus ergibt sich ein Obligo-Management, mit dem der Kunde prüfen kann, wie viele Tage bereits geleistet wurden und ob der Projektfortschritt den abgerechneten Leistungen entspricht.
- Die Bestellung von Dienstleistungen in Instandhaltung und Reparatur basiert meist auf Leistungskatalogen, in denen eine bestimmte Leistung detailliert beschrieben und mit einem bestimmten Preis versehen ist. Pflege und Aktualisierung des Leistungskatalogs gehören ebenfalls zum Prozess des Dienstleistungsbestellmanagements.
- Weiterentwickelte, integrierte Systeme können die Leistungskataloge auch im eSourcing nutzen und sie als Ergebnis einer Ausschreibung automatisch im eProcurement anlegen.
- Die Abnahme der Leistungen am Ende, wie sie etwa im Anlagenbau üblich ist, schließt diesen Prozess ab. Abnahmekriterien werden geprüft und das Ergebnis automatisch in die Lieferantenbewertung übernommen, um bei der nächsten Ausschreibung automatisch einen Bonus/Malus vergeben zu können.
Was sind die wichtigsten Ziele:
- Senkung der Prozesskosten, vor allem beim Einsatz von EDI, wenn zwei ERP-Systeme ohne menschliches Zutun miteinander kommunizieren. Auch bei WebEDI gibt es auf Kundenseite große Einsparungen, der Lieferant profitiert hier aber weniger, weil er alle eingehenden Bestellungen und Auftragsbestätigungen manuell mit seinem ERP-System abgleichen muss. Manche Unternehmen automatisieren diese Prozesse erfolgreich mit RPA.
- Beschleunigung der Prozesse durch Prozessstandardisierung. Eine schnellere Abwicklung kann vor allem in Produktentwicklung / F&E sehr wichtig sein.
- Vermeidung von Produktions- oder Anlagenausfällen, besonders bei Ersatzteilen, Reparaturen oder IT- und Steuerungstechnik.
Besonderheiten je Branche:
Wird Supply Chain Collaboration nur als Teil des Procure-to-Pay-Prozesses gesehen, gibt es keine Unterschiede zwischen den Branchen, da die in einem klassischen eProcurement-Prozess abgewickelten Produkte und Leistungen meist nicht kritisch sind. Anders sieht es aus, wenn sich ein Unternehmen entscheidet, dieselbe Lösung für die gesamte Lieferantenkommunikation zu nutzen. Dann gelten folgende besondere Anforderungen:
Produktionsunternehmen mit Serienfertigung haben einen hohen Aufwand und ein hohes Risiko bei der Versorgungssicherung, besonders in volatilen Märkten. Der Kostendruck und damit die Senkung der Bestände einerseits und die Versorgungssicherung mit langfristigen Lieferverträgen andererseits verlangen erprobte Tools. Diese Unternehmen nutzen meist komplexere Szenarien, die wiederum komplexere Tools erfordern, die auch Prozesse wie Abweichungsmanagement, Abrufe oder VMI perfekt beherrschen.
Auftragsfertiger, Anlagenbauer und die Bauwirtschaft haben ebenfalls besondere Anforderungen an Supply-Chain-Tools.
Neueste Innovationen:
No-UI-Tools können eine Auftragsbestätigung auch aus normalem E-Mail-Text oder PDF-Anhängen auslesen. Der große Vorteil: Diese Systeme lassen sich auch von sehr kleinen Lieferanten oder Lieferanten ohne ERP-System ohne zusätzlichen Aufwand nutzen. Oft sind nur 60 bis 70 % online angebunden, und die übrigen Lieferanten und Bestellungen müssen weiterhin manuell nachverfolgt werden.
KI-Agenten für die Bestellverfolgung: Agenten lesen heute Lieferanten-E-Mails, aktualisieren bestätigte Liefertermine im ERP und fordern fehlende Auftragsbestätigungen selbstständig nach. Didero zum Beispiel hat im Februar 2026 eine Series A über 30 Mio. $ für genau diesen Anwendungsfall in der Fertigung eingesammelt.
Prognosen auf Basis von maschinellem Lernen sorgen für mehr Planungssicherheit und helfen, Versorgungsprobleme zu beseitigen.
Low-Code-Entwicklungstools haben ebenfalls eine Kommunikationsebene, erlauben Kunden und Lieferanten aber, zusätzliche Funktionen wie Workflows einfach auf bestehenden Tools aufzubauen.
RPA (Robotic Process Automation) kommt überall dort zum Einsatz, wo klassische Schnittstellen keinen Sinn ergeben, weil sie zu teuer sind oder sich der Anwendungsfall wegen der geringen Datenmenge nicht rechnet.
In-Context-Messaging stellt Nutzern über eine benutzerfreundliche Oberfläche die richtigen Informationen direkt zur Verfügung. Es fördert die Zusammenarbeit, weil Nutzer nahtlos in Echtzeit kommunizieren können, ohne zwischen Systemen wechseln zu müssen.
Erweiterungen und Zusatzfunktionen:
Qualitätsmanagement und der Austausch qualitätsbezogener Daten zwischen Kunden und Lieferanten wird mitunter als Ergänzung der Kommunikation gesehen.
Zollabwicklung ist ebenfalls oft in den Supply-Chain-Prozess integriert, besonders wenn es um Präferenzerklärungen oder Ähnliches geht.
Rechnungsbearbeitung gehört zwar zu einem anderen Prozess, die meisten Kunden wollen aber kein eigenes Portal für Lieferanten, sondern dem Lieferanten die Möglichkeit geben, alle Informationen auf einen Blick zu haben (statt verteilter Informationen zu Anfragen, Bestellungen und Rechnungen in verschiedenen Portalen).
Lieferantenleistung hängt oft an der Lieferleistung eines Lieferanten. Deshalb ist es wichtig, dass Informationen zur Lieferantenleistung ein entsprechendes Dashboard möglichst täglich aktualisieren. Es wäre schließlich nicht gut, wenn Lieferprobleme eines Lieferanten in einer laufenden Verhandlung nicht berücksichtigt würden, nur weil Informationen nicht sofort synchronisiert wurden.
Supply-Chain-Simulation ist ein großer Trend, der früher den ERP-Herstellern vorbehalten war, heute aber immer häufiger und besser von eigenen Supply-Chain-Tools wie e2open (seit August 2025 Teil von WiseTech Global) unterstützt wird.