eSourcing

Was umfasst dieses Modul / dieser Prozess:

Request for Information (RFI): Die Eignung eines Lieferanten wird über Fragen bewertet, die der Lieferant beantworten muss. Meist geht es um finanzielle Stabilität, Compliance, Verhaltenskodex usw. Der RFI kann mit Zielanforderungen hinterlegt werden; die Antwortformate reichen von Freitext über Ja/Nein bis Multiple Choice und mehr. Der RFI-Prozess wird in der Regel mit sehr vielen Lieferanten durchgeführt, um festzustellen, welche geeignet sind. Er kommt vor allem dann zum Einsatz, wenn man in einer neuen Warengruppe einkauft, in der man die Lieferanten (noch) nicht kennt.

Request for Quotation (RFQ): Lieferanten, die die Kriterien im RFI erfüllen, können zur Angebotsabgabe eingeladen werden. Der Einkauf erstellt Formulare, in denen er die Preise für Produkte oder Leistungen abfragt, die der Lieferant anbieten kann. Werden beide Schritte kombiniert, also beantwortet der Lieferant sowohl Fragen als auch einen Preis, spricht man von einem Request for Proposal (RFP). Früher mussten Einkaufsteams diese Fragen und Vorlagen per E-Mail verschicken, die Lieferanten schickten die Informationen als Word- oder Excel-Datei zurück, und der Einkauf musste die Antworten auswerten. Mit eSourcing ist der Prozess schlanker: Lieferanten registrieren sich und laden ihre Antworten in die eSourcing-Software hoch. Die Kommunikation zwischen Lieferant und Einkauf während des RFQ-Prozesses läuft über die eSourcing-Plattform und wird dort protokolliert.

Angebotsvergleich: Nachdem die angeforderten Formate verschickt und zurückgekommen sind, folgt die Auswertung, in der der Einkauf die Angebote vergleicht und bewertet. In diesem Schritt liegen die größten Effizienzgewinne. Früher bedeutete das, Papierstapel der eingeladenen Lieferanten manuell zu sortieren. Äpfel mit Äpfeln zu vergleichen, war fast unmöglich, da alle Anbieter unterschiedliche Antwortformate nutzten.

eAuktion: Auktionen sollen potenzielle Lieferanten dazu bringen, miteinander um das beste Angebot zu konkurrieren. Vereinfacht gesagt kann der Einkauf mit einer eAuktion den Preis mit mehr Lieferanten verhandeln als manuell – dort werden aus einer langen Liste nur wenige Lieferanten ausgewählt, weil die Kapazität fehlt, mit mehr als ein oder zwei führenden Lieferanten, bestenfalls einer Handvoll, zu verhandeln. Während eSourcing nur das Einholen von Informationen unterstützt und nicht die Verhandlung selbst, enthält die Auktion über verschiedene Auktionsformen wie „Best Price Sealed Bid“, „Dutch Ranked“ oder „English Ticker“ auch eine Verhandlungsstrategie, die hohe zusätzliche Einsparungen bringt.

Sourcing-Optimierung: Mit Sourcing-Optimierung gehen Einkaufsteams über eine Lieferantenauswahl hinaus, die nur auf den niedrigsten Preis schaut. Der Einkauf kann eine Vielzahl von Preis- und Nicht-Preis-Informationen von den Lieferanten einholen und dann mehrere Vergabeszenarien auf Basis dieser Kriterien und weiterer Bedingungen und Regeln analysieren. Einkauf und Lieferanten können beliebig viele Regeln festlegen (z. B. „Auf Produkt A gebe ich 3 % Rabatt, auf Produkt B 5 %, kauft der Kunde aber beide Produkte, gebe ich 6 % auf mein gesamtes Sortiment“), die das Tool mit einem eigenen Algorithmus auswertet und als Ergebnis die beste Kombination aller Faktoren liefert. Sourcing-Optimierung wird oft in der Logistik eingesetzt, wo viele Strecken bei vielen Transportunternehmen angefragt werden, jeder Anbieter aber nur auf einen Teil der Strecken bietet. Das Tool wählt dann die beste Kombination von Lieferanten für alle Strecken aus.

Management externer Arbeitskräfte (Contingent Workforce Management) umfasst die Beauftragung und Steuerung nicht fest angestellter Mitarbeitender. Dazu gehören Freelancer, Gig-Worker, Personen, die über ein Statement of Work (SoW) beauftragt werden, Leiharbeit und Aushilfen. Da der Wettbewerb um talentierte Wissensarbeiter zunimmt, hilft eine durchdachte Strategie für externe Arbeitskräfte im Rahmen eines ganzheitlichen Workforce Managements, bewährte Praktiken für den Zugang zu Talenten zu nutzen, Einsparungen und Effizienz zu erzielen und Risiken zu mindern. Generell lässt sich das für gewerbliche Arbeitskräfte ebenso nutzen wie für Fachkräfte aus Kunst und Design, IT sowie Medien und Kommunikation – also professionelle Wissensarbeiter, die bewusst selbstständig arbeiten. Diese bringen wertvolle Fähigkeiten mit, aber auch ein erhöhtes Risiko bei Steuern, Scheinselbstständigkeit und Arbeitsrecht. Tools für das Management externer Arbeitskräfte helfen bei Onboarding, Compliance, Risiko, Diversität und Entwicklung.

Was sind die wichtigsten Ziele:

• Senkung der Prozesskosten durch einen durchgängig standardisierten Prozess und die Einbindung von Teilprozessen wie der automatischen Übermittlung von Dokumenten (etwa 3D-Zeichnungen für Konstruktionsteile) und der automatischen Aktualisierung der ERP-Systeme auf Basis der eingereichten Angebote.
• Analyse der Kostentreiber mithilfe von Vorlagen (sogenannten Kostenaufbrüchen), um die richtige Verhandlungsstrategie zu finden.
• Einfacher Angebotsvergleich bei gleichzeitiger Standardisierung von Anfrage- und Angebotsvorlagen, damit Produkte und Leistungen vergleichbar werden.
• Garantierte Umsetzung der Warengruppen- und Lieferantenstrategie. Voraussetzung dafür ist, dass das Category Management und seine Ergebnisse integriert sind.
• Automatisierte Verhandlungen nach festen Regeln, um maximale Verbindlichkeit und Preissenkung zu erreichen, wie es bei Auktionstools der Fall ist.
• Senkung der Materialkosten schon durch die Einbindung zusätzlicher Lieferanten und den dadurch höheren Wettbewerb, durch die Analyse der richtigen Verhandlungsstrategie, wie sie etwa Cherry Picking zeigt, und durch die Berücksichtigung aller relevanten Daten wie Risiko, Lieferantenleistung, Qualitätskennzahlen und weiterer Faktoren.

Besonderheiten je Branche:

Produktionsunternehmen fragen meist nicht nur den Preis eines Produkts ab, sondern auch Preisbestandteile. Das kann sehr einfach auf aggregierter Ebene geschehen, indem nur zwischen Prozess-, Material-, Verpackungs- und Transportkosten unterschieden wird, aber auch sehr viel detaillierter bis hin zur Analyse aller Kostenbestandteile in der Fertigung.

Vergleicht man die Materialkosten zusätzlich mit Indizes, ergeben sich weitere Anforderungen an ein Sourcing-Tool, die nicht jedes Tool erfüllt.

Eine weitere Anforderung im Produktionsumfeld ist der TCO-Vergleich von Angeboten, bei dem nicht nur die Teilepreise, sondern auch Entwicklungs-, Qualitäts- und sonstige Kosten anteilig einbezogen werden müssen.

Auch die automatische und hochsichere Übermittlung sehr großer Dokumente (etwa 3D-Zeichnungen) im Rahmen von Anfragen ist eine Besonderheit im Produktionsumfeld.

Die Automobilindustrie ist innerhalb der Fertigung noch einmal ein Sonderfall, weil Angebote hier oft für die nächsten 8 Jahre (die übliche Laufzeit einer Modellgeneration) angefragt werden und Lieferanten auch Ratios kalkulieren müssen, also Produktivitätssteigerungen über die Laufzeit, die in die Preise einfließen und automatisch berechnet werden.

Banken und Versicherungen sowie andere Branchen kaufen besonders viele Marketingleistungen ein. Diese Branchen haben einen größeren Bedarf an Management externer Arbeitskräfte als andere.

Transport und Logistik stellen ebenfalls besondere Anforderungen, da Sourcing-Prozesse hier oft mehr als 1.000 Positionen und mehrere hundert Lieferanten umfassen, was nicht jedes Tool ohne Performanceprobleme abbilden kann.

Neueste Innovationen:

TVO-Berechnung unter Berücksichtigung wirklich aller relevanten Faktoren der jeweiligen Produktgruppe. Dabei werden zum vom Lieferanten angebotenen Preis automatisch mehrere Faktoren hinzugerechnet und der Preis neu bewertet. Einbezogen werden Informationen zu Lieferantenleistung, Risiko, Eignung, Innovationskraft usw.

Verhandlungsbots sind Tools, mit denen sich eine vollautomatische Verhandlung führen lässt. Wir unterscheiden zwischen einem Hagglebot, der einfach einen Einkäufer simuliert und versucht, zusätzliche Konditionen wie einen Rabatt herauszuhandeln, und Verhandlungsbots, die Preisverhandlungen auf Basis definierter Algorithmen führen, wie sie etwa die Spieltheorie in den letzten Jahrzehnten entwickelt hat. Diese Bots werden vor allem für den sogenannten Tail Spend eingesetzt (Produkte oder Leistungen mit geringerem Wert, bei denen sich der manuelle Verhandlungsaufwand nicht lohnt, weil die Prozesskosten höher sind als die erwarteten Einsparungen). Bekannte Anbieter sind Pactum und nnamu (seit März 2025 Teil von Beroe).

Berater-Funktionen (Advisors) für die wirkungsvollste Verhandlung. Heute gibt es etwa Carry-over-Advisor, Sourcing-Approach-Advisor, Cost-Control-Advisor, Contract-Advisor und viele weitere. Ihr Vorteil: Sie reagieren schnell auf veränderte Marktsituationen, alle Einkäufer können auf dasselbe Know-how zugreifen, und alle verfügbaren Informationen fließen in die Entscheidung ein. Das wird immer wichtiger, weil gerade in einem volatilen Umfeld immer mehr Informationen in eine Vergabeentscheidung einbezogen werden müssen.

Autonomous Procurement: So nennt man Tools, die sowohl die richtige Verhandlungsstrategie ermitteln als auch diese Strategie selbstständig umsetzen, mit dem Ziel, die größtmöglichen Kosteneinsparungen zu erreichen.

KI-Sourcing-Agenten sind der neueste Schritt: Seit 2025 bietet eine neue Generation von Startups wie Didero, Lio oder Zalion Agenten an, die RFQs schreiben, Lieferanten per E-Mail kontaktieren, die Angebote vergleichen und die Verhandlung vorbereiten oder sogar führen. Der Einkauf gibt das Ergebnis frei, statt jeden Schritt selbst zu machen.

No-UI-Konzepte gehen in die entgegengesetzte Richtung: Der Lieferant kann in einer E-Mail unstrukturiert auf eine Anfrage antworten, und die Software liest mit KI-Methoden die richtigen Inhalte aus. Das ist vor allem in Branchen relevant, deren Lieferanten nicht sehr IT-affin sind.

Erweiterungen und Zusatzfunktionen:

Sourcing-Optimierung (auch Expressive Bidding genannt) ist eine Erweiterung im Sourcing-Bereich, die nur für bestimmte Branchen oder Produktgruppen relevant ist. Nur eine Handvoll spezialisierter Tools bietet sie an, zum Beispiel Keelvar und Archlet; einige Suiten haben sie integriert.

eAuktionen waren um das Jahr 2000 sehr beliebt, wurden in den Folgejahren aber seltener eingesetzt, weil viele Unternehmen ihre Lieferantenbasis mit Auktionen belastet haben, die am Ende doch nachverhandelt wurden. Die Lieferanten haben gelernt, dass sie nicht den besten Preis geben dürfen, weil sie später ohnehin noch einmal verhandeln können. Heute werden Auktionen nur noch mit 100 % Verbindlichkeit eingesetzt, das heißt, der Gewinner einer Auktion erhält den Auftrag auch ohne Nachverhandlung. Im E-Commerce laufen im Hintergrund Millionen von Auktionen vollautomatisch, denn jede Werbeanzeige wird nach diesem Muster ausgespielt.