Spend Analytics

Was umfasst dieses Modul / dieser Prozess:

Daten sammeln: Verfügbare Datenquellen identifizieren und die Daten extrahieren. Das klingt einfach, ist aber mitunter recht aufwändig – je nachdem, welche Datenquellen es gibt und welche Exportmöglichkeiten sie bieten. Die Daten werden meist monatlich exportiert. Ziel ist ein vollautomatischer Datenexport, es kann aber auch teilweise manuelle Exporte geben, die man dann mit RPA (Robotic Process Automation) zu automatisieren versucht.

Daten bereinigen: Bei der Bereinigung geht es darum, Ungenauigkeiten zu erkennen und fehlerhafte Datensätze und Dubletten aus einem Datenbestand zu entfernen. Dazu gehört, Fehler und Widersprüche in Beschreibungen und Transaktionen zu finden und zu beseitigen, um Genauigkeit sicherzustellen. Durch die Datenbereinigung erkennen Sie, welche Kontakte in Ihrer Datenbank unvollständig oder irrelevant sind. Tippfehler werden entfernt, fehlende Codes geprüft und korrigiert, damit die Informationen aktuell sind.

Daten anreichern: Damit ist das Verbessern, Verfeinern und Ergänzen roher Ausgabendaten gemeint. Dazu gehört auch, die Ausgabendaten für eine einfache Darstellung zu vereinheitlichen. Die Anreicherung stellt sicher, dass alle Bezeichnungen und Details auf Kopf- und Positionsebene korrekt sind und einem einheitlichen Namensstandard folgen. Oft fehlen einzelne Felder, Schreibfehler und Abkürzungen sind häufig – ebenso falsch codierte Felder.

Daten klassifizieren und konsolidieren: Bei der Klassifizierung werden typischerweise mehrere Lieferanten derselben Muttergesellschaft zusammengefasst. Siemens zum Beispiel hat sehr viele Tochtergesellschaften, die ganz unterschiedliche Namen tragen können. Umgekehrt sind nicht alle Unternehmen mit Siemens im Namen dasselbe Unternehmen, selbst wenn sie dieselbe Adresse und denselben Domainnamen haben. Das muss unterschieden und richtig zugeordnet werden. Gleichzeitig lassen sich die Daten in sinnvolle Gruppen einteilen (etwa Marketing, Büromaterial, Software), um zu erkennen, wofür und wo das Unternehmen sein Geld ausgibt. Heterogene Ausgabendaten in klar definierte Warengruppen zu überführen, macht die Ausgaben im ganzen Unternehmen leichter steuerbar. Bei der Klassifizierung werden alle Einkaufstransaktionen auf eine einheitliche Taxonomie gebracht, damit der Einkauf die weltweiten Ausgaben überblickt und bessere Sourcing-Entscheidungen trifft.

Ausgaben analysieren: Im letzten Schritt werden Chancen für Einsparungen und andere Verbesserungen im Einkauf identifiziert. Analysen können sich auf ganz unterschiedliche Fragestellungen richten, etwa darauf, ob Sie je Lieferant die besten Vertragskonditionen verhandelt haben oder ob die Einkäufer bei bevorzugten Lieferanten kaufen. So erkennen Sie Möglichkeiten, die Zahl der Lieferanten je Warengruppe zu reduzieren und bessere Konditionen zu verhandeln. Die bestmögliche Methode zur Kostensenkung lässt sich erst umsetzen, wenn belastbare Schätzungen sauber berechnet wurden. Die Spend-Analyse selbst gliedert sich wiederum in verschiedene Bereiche: Tail-Spend-Analysen, Lieferanten-, Warengruppen- und Artikelanalysen, Analysen der Zahlungsbedingungen und der vertraglich gebundenen Ausgaben. Darüber hinaus können manche Tools auch die Leistung von Warengruppen, Lieferanten, Prozessen, Preisen, Währungen und mehr analysieren.

Was sind die wichtigsten Ziele:

• Ausgaben identifizieren, damit Sie wissen, wo Sie mit Verbesserungen ansetzen.
• Fehlerhafte Daten automatisch korrigieren und anreichern, damit Sie die tatsächlichen Ausgaben erkennen, auch wenn Rechnungen falsch zugeordnet wurden.
• Die Daten so visualisieren, dass sich die richtigen Maßnahmen leicht erkennen lassen.
• Kosten senken durch Bündelung von Ausgaben, Verständnis der Preisentwicklung, Wahl des besten Verhandlungszeitpunkts und bessere Vorbereitung von Preisverhandlungen.
• Die Verbesserungsmaßnahmen steuern, damit Sie sehen, welche Maßnahmen sinnvoll waren und welche nicht (als Lessons Learned und für weitere Verbesserungen).

Besonderheiten je Branche:

Produktion: In Produktionsunternehmen ist das Produktionsmaterial der größte Ausgabenblock. Da Produktionsunternehmen immer ein ERP-System wie SAP haben, das den Bedarf automatisch ermittelt und auch Bestellungen erzeugt, ist der Großteil der Bedarfe bereits der richtigen Produktgruppe und Kostenart zugeordnet.

Für den Mittelstand bieten spezialisierte Anbieter wie tacto Spend Analytics als Teil einer Einkaufsplattform an, die wenig IT-Aufwand braucht und mit der für mittelständische Produktionsunternehmen typischen Datenqualität arbeitet.

In Produktionsunternehmen steht nicht die Analyse der Ausgaben im Vordergrund, sondern vielmehr die Analyse der Materialpreisentwicklung, der Zahlungsbedingungen, der gewährten Rabatte oder der Lieferleistung. Nicht jeder Softwareanbieter kann über die reinen Ausgaben hinaus zusätzliche Informationen liefern.

Neueste Innovationen:

Klassifizierung: Die Zuordnung der Ausgaben zur richtigen Produktgruppe auf Basis von maschinellem Lernen ist ein zentraler Punkt. Früher musste man für jede neue Rechnung manuell eine Regel anlegen; moderne Systeme ordnen heute über 98 % der Ausgaben automatisch zu. Das ermöglicht nicht nur schnellere Analysen, sondern auch 90 % geringere Kosten für die Datenbereinigung. Zudem steigt die Datenqualität, weil moderne Systeme auch Ausreißer per Mustererkennung finden.

Empfehlungen: Die automatische Ableitung von Empfehlungen, welche Maßnahmen auf Basis der analysierten Daten möglich und am wirkungsvollsten wären, ist die Königsdisziplin von Spend Analytics.

Generative KI und Agenten: Seit 2024 haben Spend-Analytics-Tools Schnittstellen in natürlicher Sprache ergänzt. Statt einen Bericht zu bauen, fragt der Category Manager: „Welche Verpackungslieferanten haben dieses Jahr die Preise um mehr als 5 % erhöht?“ und bekommt die Antwort samt zugrunde liegender Rechnungen. Der nächste Schritt, den inzwischen mehrere Anbieter anbieten, sind KI-Agenten, die die Ausgaben laufend überwachen und selbstständig ein Sourcing-Event oder ein Lieferantengespräch anstoßen, wenn ein Schwellenwert überschritten wird. Im April 2026 hat SpendHQ Sligo AI übernommen, um genau diese agentenbasierte Ebene zu ergänzen.

Integration: Die automatische Übernahme von Maßnahmen, z. B. in ein Maßnahmenmanagement-Tool, aber auch die automatische Aktualisierung der Maßnahmen im Verhältnis zur erzielten Verbesserung ist nicht einfach. Immer mehr Toolanbieter schaffen hier aber bereits einen automatischen Rückkopplungskreis, der Rückschlüsse darauf erlaubt, wie gut und effizient Maßnahmen umgesetzt wurden.

Erweiterungen und Zusatzfunktionen:

Savings-Tracking: Es dient dazu, jede Kostensenkungsinitiative über verschiedene Projekte eines Unternehmens hinweg zu planen, umzusetzen und zu verfolgen. Savings-Tracking-Software hilft dabei, einzelne Einsparprojekte und ganze Kostensenkungsprogramme zu planen und auszurollen. Die Software legt den Umfang fest und hilft, Einsparziele für jedes strategische Sourcing-Programm zu definieren. Außerdem unterstützt sie dabei, Ergebnisse zu erfassen und die Einsparleistung zu messen.

Die meisten Einkaufsteams nutzen „Source-to-Pay“- oder Finanzsoftware, um individuelle Einsparungen zu konfigurieren, zu steuern und zu verfolgen. Fortgeschrittene Software erlaubt es, anerkannte und nicht anerkannte Einsparungen sowie Rückzahlungsvereinbarungen gemäß den Unternehmensrichtlinien zu verfolgen. Das schafft Transparenz und Genauigkeit beim Monitoring und Reporting von Einsparungen.