Was umfasst dieses Modul / dieser Prozess:
Erstellung: Der Vertragsmanagementprozess beginnt damit, die Verträge und die zugehörigen Dokumente zu identifizieren, die den Zweck des Vertrags unterstützen. Für die Erstellung werden Vorlagen genutzt, die auf Basis der Ergebnisse aus dem eSourcing-Tool automatisch einen Vertrag aus mehreren Textbausteinen zusammensetzen.
Zusammenarbeit bedeutet, den Vertrag zu verhandeln. Ist der Vertrag aufgesetzt, können die Mitarbeitenden ihn an den Lieferanten schicken, Änderungswünsche nachverfolgen, Vertragsversionen gemeinsam mit dem Lieferanten vergleichen und Abweichungen festhalten, um die Verhandlungszeit zu verkürzen.
Vertrag genehmigen: Die Freigabe durch das Management ist der Schritt, an dem die meisten Engpässe entstehen. Mit maßgeschneiderten Genehmigungsworkflows inklusive paralleler und serieller Freigaben lassen sich Entscheidungen intern schnell einholen.
Vertrag unterzeichnen mit einer digitalen Signatur spart beiden Seiten enorm viel Zeit.
Pflichten nachverfolgen: Das erfordert viel Projektmanagement, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Beteiligten ihre Leistungen erbringen und der Wert des Vertrags in den frühen Phasen nicht verloren geht. Änderungen und Nachträge nachverfolgen: Alle Dokumente zusammenzutragen, die für den ersten Vertragsentwurf relevant sind, ist eine schwierige Aufgabe. Werden übersehene Punkte gefunden, müssen Systeme vorhanden sein, um den ursprünglichen Vertrag anzupassen.
Prüfung und Reporting: Vertragsmanagement heißt nicht, einen Vertrag aufzusetzen und ihn dann ohne weiteren Gedanken in den Aktenschrank zu schieben. Vertragsprüfungen sind wichtig, um festzustellen, ob beide Seiten die Vereinbarung einhalten und welche Probleme entstehen könnten.
Verlängerung: Manuelles Vertragsmanagement führt oft dazu, dass Verlängerungsmöglichkeiten verpasst werden und Umsatz verloren geht. Durch die Automatisierung erkennt ein Unternehmen Verlängerungsmöglichkeiten und kann neue Verträge erstellen.
Übergabe des Vertrags an Procure-to-Pay: Dieser Vertrag lässt sich wie ein Artikel auswählen, und alle im eKatalog bestellten Artikel werden automatisch mit dem entsprechenden Vertrag verknüpft.
Was sind die wichtigsten Ziele:
- Qualität sichern hängt eng mit dem Gedanken der Wertschöpfung zusammen, hat aber mehr mit den Mitarbeitenden zu tun, die unter Vertrag stehen, als mit den Lieferanten, die man aufnimmt. Der Vertragsmanagementprozess ist entscheidend dafür, dass Mitarbeitende die Richtlinien und Abläufe des Unternehmens einhalten und respektieren und wiederum Kunden gegenüber offen, freundlich und gesprächsbereit sind.
- Senkung der Prozesskosten, weil immer die aktuell gültige Vertragsvorlage verwendet wird und keine neuen Klauseln vereinbart werden, die aufwändige Freigabeprozesse nach sich ziehen.
- Risikoreduzierung durch automatische Erinnerungen, wann Verträge gekündigt werden können, aber auch durch im Tool integrierte Risikomanagement-Funktionen (bei Tools mit KI- und ML-Funktionen).
Besonderheiten je Branche:
Produktionsunternehmen haben einige besondere Anforderungen an das Vertragsmanagement, weil meist keine Verträge für einzelne Teile erstellt, sondern Rahmenverträge mit Lieferanten geschlossen werden. Zudem schließen Produktionsunternehmen eine Reihe weiterer Standardverträge mit Lieferanten ab, angefangen bei Geheimhaltungsvereinbarungen über Qualitätssicherungsvereinbarungen bis zu Lieferverträgen.
Die Bauindustrie hat besondere Anforderungen, da Verträge mit einem Generalunternehmer und einem Bauherrn oder Projektentwickler sowie mehreren Lieferanten in einem Vertrag abgebildet werden.
Neueste Innovationen:
Generative KI beim Entwerfen und Verhandeln: Vertragstools entwerfen heute Klauseln, gleichen die Änderungen eines Lieferanten mit dem Verhandlungsleitfaden (Playbook) des Unternehmens ab und schlagen Rückfallpositionen vor. Vertrags-KI ist für große Softwareanbieter strategisch geworden: Workday hat aus diesem Grund 2024 Evisort übernommen.
Risikomanagement auf Basis von KI: Tausende alter, bestehender Verträge werden automatisch ausgelesen und die Risiken darin vollautomatisch mit KI analysiert. So lassen sich auch Zahlungsbedingungen, besondere Haftungsklauseln und Garantien erkennen, ohne sehr viele Verträge manuell lesen und kategorisieren zu müssen.