Häufige Fragen zu Einkauf und Einkaufssoftware

Der Einkauf ist die Funktion, die sicherstellt, dass ein Unternehmen die benötigten Waren und Dienstleistungen zum richtigen Preis, in der richtigen Qualität, zur richtigen Zeit und mit vertretbarem Risiko erhält. Er umfasst strategische Aufgaben (Lieferanten auswählen, verhandeln, Verträge schließen) und operative Aufgaben (bestellen, liefern lassen, Rechnung und Zahlung). Unser Einkauf 101 erklärt die Grundlagen.

In der Praxis werden die Begriffe oft gleichbedeutend verwendet. Genau genommen meint Purchasing (Bestellwesen) den operativen Vorgang des Bestellens und Bezahlens, während Procurement (Beschaffung) weiter gefasst ist und auch Strategie, Lieferantenauswahl, Verhandlung und Vertragsmanagement umfasst.

Der direkte Einkauf kauft alles, was Teil des Produkts wird (Rohstoffe, Komponenten, Verpackung); der indirekte Einkauf kauft alles, was das Unternehmen für den Betrieb braucht (IT, Marketing, Dienstleistungen, Reisen, Instandhaltung). Der direkte Einkauf ist meist geschäftskritischer, weil fehlende Teile die Produktion stoppen.

Wer heute im Einkauf arbeitet, braucht Verhandlungsgeschick, Verständnis für Kostenstrukturen und Märkte, analytische Fähigkeiten im Umgang mit Daten und zunehmend Wissen über Nachhaltigkeitsregulierung und digitale Tools einschließlich KI. Genauso wichtig sind kommunikative Fähigkeiten, denn der Einkauf arbeitet mit fast allen Abteilungen und mit externen Lieferanten zusammen.

Die gängigsten Kennzahlen sind Einsparungen, Spend under Management, Maverick Buying, Einkaufspreisabweichung, Liefertreue der Lieferanten, Durchlaufzeit von der Anforderung bis zur Bestellung und die Dunkelverarbeitungsquote bei Rechnungen. Unser Einkauf 101 erklärt jede davon.

Die Kraljic-Matrix ordnet Warengruppen nach ihrem Einfluss auf das Ergebnis und ihrem Versorgungsrisiko in vier Gruppen: unkritische Güter, Hebelgüter, Engpassgüter und strategische Güter. Jede Gruppe verlangt eine andere Strategie, von einfacher Automatisierung bei unkritischen Gütern bis zu engen Partnerschaften bei strategischen Gütern.

Source-to-Pay, auch Source2Pay oder S2P geschrieben, ist der gesamte Einkaufsprozess von der Spend-Analyse und Lieferantenauswahl über die Bestellung und Rechnungsbearbeitung bis zur Zahlung. Er verbindet Source-to-Contract (strategischer Einkauf) und Procure-to-Pay (operativer Einkauf). Siehe unseren Prozessüberblick.

Source-to-Contract umfasst die strategischen Schritte bis zum unterschriebenen Vertrag (Spend-Analyse, Warengruppenstrategie, Lieferantenmanagement, Ausschreibung, Vertrag); Procure-to-Pay umfasst die operativen Schritte von der Bedarfsanforderung bis zur Zahlung. Der strategische Einkauf will „besser“ einkaufen, der operative Einkauf „schneller“.

Intake-to-Procure beschreibt das vordere Ende des Einkaufs: einen einfachen Einstiegspunkt, an dem Mitarbeitende ihren Bedarf beschreiben; danach wird die Anfrage automatisch durch Genehmigungen, Rechtsabteilung, IT-Sicherheit und Einkauf geleitet. Zip, ORO Labs, Omnea und Levelpath sind bekannte Anbieter dieser neuen Softwarekategorie.

Tail Spend ist die große Zahl kleiner, unregelmäßiger Käufe, die einen kleinen Anteil der Ausgaben, aber einen großen Anteil der Transaktionen ausmachen. Am besten steuert man ihn mit Katalogen und Marktplätzen, Einkaufskarten, einfachen Intake-Tools und zunehmend mit autonomem Sourcing oder Verhandlungsbots.

Es gibt mehrere Gründe, warum der direkte Einkauf besonders ist und nicht jede Software diese Anforderungen beherrscht:

1. Komplexe Funktionen für das Lieferantenmanagement
2. Integriertes Risikomanagement
3. CSR- und Nachhaltigkeitsanforderungen
4. Kostenverfolgung und Benchmarking inkl. Analyse von Indizes
5. Fähigkeit, künftige Kostensenkungsergebnisse zu steuern

Eine Auktion ist der einzige Weg, eine echte Verhandlung mit klaren Zielen und Regeln elektronisch durchzuführen. Sie funktioniert am besten, wenn die Spezifikation klar ist, mehrere qualifizierte Lieferanten im Wettbewerb stehen und der Gewinner den Auftrag sicher erhält.

Im Internet finden ständig Millionen von Auktionen statt – jede Werbeanzeige ist das Ergebnis einer elektronischen Auktion.

Die Anbieter mit dem vollständigsten Source-to-Pay-Portfolio sind SAP Ariba, Coupa, Ivalua, Jaggaer, Zycus und GEP. Coupa, GEP und Zycus haben jeweils eine Leader-Position im Gartner Magic Quadrant für Source-to-Pay-Suiten vom Januar 2026 bekannt gegeben.

Es gibt nicht das eine beste Tool; mittelständische Unternehmen sollten auf Software achten, die einfach einzuführen ist, ohne Schulung bedient werden kann und wenig IT-Unterstützung braucht. In der DACH-Region konzentrieren sich Anbieter wie Onventis, tacto, Mercanis oder Hivebuy auf dieses Segment. Unser Artikel über die unterschiedlichen Anforderungen von Unternehmen erklärt, worauf es je nach Unternehmensgröße ankommt.

Große Unternehmen mit eigenen Teams für „Prozesse & Tools“ kombinieren oft Best-of-Breed-Lösungen, während mittelständische Unternehmen meist eine Suite bevorzugen, um den IT-Aufwand gering zu halten. Intake- und Orchestrierungsplattformen haben Kombinationen zuletzt einfacher gemacht. Mehr dazu unter All-in-One vs. Best-of-Breed.

Einfache Tools für den Mittelstand können innerhalb weniger Wochen live gehen; eine vollständige Source-to-Pay-Suite in einem Großunternehmen braucht oft 6 bis 18 Monate. Projekte sollten in Schritte von höchstens sechs Monaten aufgeteilt werden, beginnend mit einem Minimum Viable Product, denn lange Projekte verlieren die Akzeptanz der Nutzer.

Der häufigste Grund ist geringe Nutzerakzeptanz, nicht fehlende Funktionalität. Unklare Ziele, zu viel Customizing, lange Projektlaufzeiten und fehlende interne Verantwortung sind typische Ursachen. Unser Artikel zur User Adoption nennt elf Erfolgsfaktoren.

Zu den bemerkenswerten KI-nativen Startups gehören Lio, Didero, Pivot, ORO Labs, Omnea, Procure AI und in Deutschland Mercanis, tacto, Zalion und akirolabs. Unsere Marktlandkarte ordnet sie den einzelnen Prozessschritten zu.

KI wird eingesetzt, um Ausgaben zu klassifizieren, Daten aus Rechnungen und Verträgen auszulesen, Lieferanten zu finden und zu bewerten, Warengruppenstrategien und RFQs zu entwerfen, Angebote zu vergleichen, Tail Spend zu verhandeln und Risiken vorherzusagen. Seit 2025 übernehmen KI-Agenten zunehmend komplette Aufgaben selbstständig.

Agentic AI bedeutet, dass KI-Agenten eine komplette Einkaufsaufgabe selbstständig erledigen, zum Beispiel eine Bedarfsanforderung bearbeiten, RFQs versenden, Angebote vergleichen oder einer Auftragsbestätigung nachgehen – innerhalb der Regeln, die der Einkauf festlegt. Der Einkauf gibt das Ergebnis frei, statt jeden Schritt selbst zu machen. Startups wie Lio, Didero und Pivot und die meisten großen Suiten bieten solche Agenten inzwischen an.

KI wird viele wiederkehrende Aufgaben wie Datensammlung, Angebotsvergleich und einfache Verhandlungen übernehmen, aber Einkäuferinnen und Einkäufer nicht ersetzen. Lieferantenbeziehungen, komplexe Verhandlungen, Risikoentscheidungen und das interne Stakeholdermanagement bleiben menschliche Arbeit – und wer KI gut nutzt, bewältigt deutlich mehr Volumen und Wert.

Ein Verhandlungsbot ist Software, die Preise und Konditionen automatisch mit Lieferanten verhandelt, meist per Chat oder E-Mail und innerhalb der Grenzen, die der Einkauf festlegt. Er wird vor allem für Tail Spend eingesetzt, wo sich manuelles Verhandeln nicht lohnt. Bekannte Anbieter sind Pactum und nnamu (Teil von Beroe). Lesen Sie unseren Artikel über Einsparungen mit einem Verhandlungsbot.

1. KI-Agenten, die Bedarfsanforderungen und Bestellungen von Anfang bis Ende bearbeiten.
2. Intake und Orchestrierung: eine einfache Eingangstür für alle Anfragen, die automatisch an den richtigen Prozess und das richtige System weitergeleitet werden.
3. Benutzerfreundlichkeit: Oberflächen wie aus dem privaten Online-Shopping und Bestellen über Teams, Slack oder Chat, damit Mitarbeitende keine Schulung brauchen.
4. Höhere Automatisierung durch maschinelles Lernen: zum Beispiel die automatische Erkennung der richtigen Warengruppe oder die automatische Risikoprüfung im Vertragsmanagement.
5. Verpflichtende E-Rechnung, die die Rechnungsbearbeitung zu einem vollständig strukturierten, automatisierten Prozess macht.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können; Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz müssen sie ab 2027 auch ausstellen, alle Unternehmen ab 2028. Einkauf und Kreditorenbuchhaltung brauchen Systeme, die XRechnung und ZUGFeRD automatisch verarbeiten. Mehr dazu unter Rechnungsbearbeitung.

CBAM, das CO₂-Grenzausgleichssystem der EU, lässt Importeure für das CO₂ bezahlen, das in Stahl, Aluminium, Zement, Düngemitteln, Wasserstoff und Strom aus Nicht-EU-Ländern steckt. Die endgültige Phase hat am 1. Januar 2026 begonnen; Importeure unter 50 Tonnen pro Jahr sind ausgenommen. Der Einkauf muss verifizierte Emissionsdaten von den Lieferanten einholen und CO₂-Kosten in Lieferantenvergleiche einbeziehen.

Das deutsche LkSG verpflichtet große Unternehmen weiterhin, Menschenrechts- und Umweltrisiken in ihren Lieferketten zu steuern, doch die Bundesregierung hat 2025 beschlossen, die Berichtspflicht abzuschaffen und die Bußgelder zu senken. Die EU-Richtlinie über Sorgfaltspflichten von Unternehmen im Hinblick auf Nachhaltigkeit (CSDDD) wurde verschoben und soll ab Juli 2029 gelten. Bitte prüfen Sie vor Entscheidungen den aktuellen Gesetzgebungsstand.

1. Volatilität – Zölle, geopolitische Konflikte und schwankende Rohstoff- und Energiepreise erschweren die Planung und verlangen schnellere Warengruppenstrategien.
2. Lieferantenleistung und Versorgungsrisiko steuern – da Materialkosten nur ein Teil der Gesamtkosten sind, sind Lieferantenleistung und Risikoreduktion zentrale Hebel für Kostensenkung und Kostenvermeidung.
3. Regulierung und Nachhaltigkeitsdaten – CBAM, E-Rechnung und Sorgfaltspflichten in der Lieferkette erfordern Daten von Lieferanten, die viele Unternehmen noch nicht systematisch erheben.
4. Fehlende oder lückenhafte Technologie – nur wenige Unternehmen nutzen Einkaufstools in allen Bereichen, und wo sie es tun, ist die Nutzung oft gering, was den ROI schwächt.
5. KI in Ergebnisse übersetzen – die meisten CPOs testen KI, aber nur wenige haben sie im Tagesgeschäft skaliert.
6. Stakeholder gewinnen – Fachabteilungen und IT haben oft andere Prioritäten; klare Projektziele und gutes Projektmarketing sind bewährte Gegenmittel.

1. Lieferantenrisiken steuern und mindern – Category- und Lieferantenmanagement bleiben in Zeiten von Zöllen und Lieferstörungen oberste Priorität.
2. KI skalieren – von Pilotprojekten zu KI-Agenten, die Anfragen, Sourcing-Events und Lieferantenkommunikation im Tagesgeschäft übernehmen.
3. Einsparungen finden – Kostenbestandteile mit Kostenaufbrüchen und Should-Costing analysieren, um Preiserhöhungen zu begegnen.
4. Neue Regulierung einhalten – E-Rechnung, CBAM und Sorgfaltspflichten in der Lieferkette.
5. ESG-Initiativen – Lieferantendaten mit externen Risiko- und Nachhaltigkeitsdaten anreichern (z. B. von EcoVadis oder Sphera), um schnell Schlüsse zu ziehen und zu handeln.

Die Investitionstätigkeit ist hoch: Zwischen Herbst 2024 und Mitte 2026 haben Procurement-Startups mehrere hundert Millionen Dollar eingesammelt, mit großen Runden für ORO Labs (100 Mio. $), Zip (190 Mio. $), Levelpath (55 Mio. $) und Omnea (50 Mio. $). Gleichzeitig kaufen etablierte Anbieter KI-Spezialisten zu. Unsere Seite für Investoren fasst die Deals zusammen.

Zu den jüngsten Übernahmen gehören Scoutbee und Cirtuo durch Coupa (2025), nnamu durch Beroe (2025), e2open durch WiseTech Global (2025), Sligo AI durch SpendHQ (2026) und Vendr durch Vertice (2026). Die vollständige Liste steht auf unserer Seite für Investoren.