Procure2Pay ist der Prozess, Einkaufs- und Kreditorensysteme zu verbinden, um mehr Effizienz zu erreichen.

Einige Fakten zu Procure2Pay:

Procure2Pay umfasst Prozesse, die in den meisten Unternehmen sehr ähnlich sind. Im Kern ähneln sie stark dem, was Amazon Business heute anbietet – zumindest was die Technologie und die über Procure2Pay-Prozesse beschafften Produkte betrifft.

Der Unterschied zu Source2Contract liegt daher zum einen in der ähnlichen Ausgestaltung der Prozesse, unabhängig von der Branche des einkaufenden Unternehmens. Kauft ein Unternehmen zum Beispiel Büromaterial oder IT ein, sind die Prozesse in einer Bank sehr ähnlich wie in einem Produktionsunternehmen. Zum anderen sind die Beschaffungsprozesse in Procure2Pay meist nicht so geschäftskritisch wie in Source2Contract, weshalb Lieferanten- und Risikomanagement hier meist keine (oder zumindest eine kleinere) Rolle spielen.

Echte Komplexität im Procure2Pay-Prozess findet sich vor allem in größeren Organisationen mit mehreren Standorten in verschiedenen Ländern, die gleichzeitig zentrale Einkaufsorganisationen haben, die auch Beschaffungsvorgänge für die lokalen Gesellschaften übernehmen. Das ist so komplex, weil zum Beispiel die Kontierung alle Daten aus den unterschiedlichen ERP-Systemen der einzelnen Länder erhalten muss, die Bestellungen auf mehrere ERP-Systeme verteilt werden müssen und Rechnungsstellung und Prüfung in den einzelnen Ländern unterschiedlichen gesetzlichen Regeln unterliegen.

Bestandteile einer Procure2Pay-Suite

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Die wichtigsten Ziele in Procure2Pay

Materialkosten senken: Die Kostensenkung entsteht vor allem durch Bündelungseffekte. Weil der Einkauf den Lieferanten für eine Produktgruppe vorgibt, kann er sicherstellen, dass sich das Volumen einer Produktgruppe nicht auf viele Lieferanten verteilt. Zudem lässt sich durch das Hervorheben bestimmter Artikel oder eine geringere Artikelvielfalt erreichen, dass die Bedarfsträger ein vergleichsweise günstiges Produkt bestellen (und kein High-End-Produkt).

Optimierte Rahmenverträge: Meist werden mit den ausgewählten Lieferanten zudem spezielle Rahmenverträge geschlossen, die nicht nur reine Preisvorteile, sondern auch weitere Regelungen wie Mindestbestellmengen, Transportkosten, Zahlungsbedingungen und vieles mehr enthalten. Das wirkt sich natürlich ebenfalls indirekt auf die Senkung der gesamten Beschaffungskosten aus.

Prozesskosten senken: Die Senkung der Prozesskosten ergibt sich aus mehreren Faktoren:

• Weil der Großteil der Waren und Dienstleistungen bei vordefinierten Lieferanten gekauft wird, entfallen alle Prozesse rund um Lieferantensuche, Lieferantenanlage und Lieferantenpflege
• Durch die Automatisierung des Genehmigungsprozesses werden zeitaufwändige, manuelle und oft papierbasierte Abläufe durch schnelle, digitale Prozesse ersetzt
• Auch die automatische Übermittlung der Bestellung an den Lieferanten und die automatisierte Verarbeitung des Wareneingangs tragen massiv zur Kostensenkung bei
• Nicht zuletzt ist die automatisierte Rechnungsbearbeitung mit entsprechenden elektronischen Workflows bei Abweichungen ein wesentlicher Teil des durchgängigen Procure2Pay-Prozesses

Resilienz der Lieferkette ist für viele Unternehmen zur absoluten Priorität geworden. Lieferketten müssen unvorhergesehene Ereignisse ohne Unterbrechung bewältigen können. Dafür müssen sie ihre Zusammenarbeit verbessern. Um Probleme möglichst effizient zu lösen, sollten Supply-Chain-Teams Informationen mit Stakeholdern teilen und zur richtigen Zeit mit den richtigen Personen zusammenarbeiten können. Dafür brauchen sie die passenden Tools und Workflows, die diese Zusammenarbeit über alle Teile der Lieferkette hinweg reibungslos machen. Supply Chain Execution und Collaboration ist nicht bei jedem Anbieter Teil des Produktportfolios. Oft wird hier nur die einfache Bestellübermittlung als Zusatz zum eProcurement abgedeckt. Nur wenige Anbieter können die gesamte Lieferkette für direktes und indirektes Material und Dienstleistungen abbilden.

Was sind aus Softwaresicht die wichtigsten Unterschiede zu Source2Contract?

Im Source2Contract-Prozess arbeiten fast nur strategische Einkäufer und ihre Lieferanten mit der Software, und das nahezu täglich. Im Procure2Pay-Prozess arbeitet jeder Bedarfsträger mit der Software – theoretisch also jeder einzelne Mitarbeitende, von der Assistenz über den Instandhaltungstechniker bis zur Marketingspezialistin. Da diese Personen die Software nur gelegentlich nutzen, muss sie deutlich einfacher und intuitiver zu bedienen sein. Die Anforderung lautet hier, dass jemand ohne Schulung oder Ausbildung die Software problemlos bedienen kann, so wie man es von Amazon gewohnt ist.

Ein weiterer Unterschied ist der Durchsatz. Die Zahl der Anforderungen und Bestellungen ist in manchen Unternehmen extrem hoch, was sich auch in einer entsprechenden Leistungsfähigkeit der Software widerspiegeln muss.

Was oft nicht bedacht wird, ist zudem folgender Unterschied: Während Source2Contract-Prozesse oft über viele Jahre gewachsen und perfektioniert wurden und deshalb mitunter einen Wettbewerbsvorteil darstellen, haben die meisten Unternehmen sehr altmodische Procure2Pay-Prozesse. Deshalb greifen Unternehmen gern auf Best Practices zurück, und die Neugestaltung bestehender Prozesse nach neuesten Erkenntnissen wird oft gemeinsam mit einer Softwareeinführung umgesetzt.