Category Management

Was umfasst dieses Modul / dieser Prozess:

Definition der Warengruppenebenen: die richtige Definition einer Hierarchie von Warengruppen, die es einer Einkaufsorganisation erlaubt, Strategien auf einer höheren Ebene festzulegen, die dennoch für die meisten Unterwarengruppen, Produkte und Lieferanten dieser Warengruppe relevant sind.

Analyse von Lieferanten und Artikeln je Produktgruppe nach Bedeutung für den Einkauf und Komplexität des Marktes. Ergebnis ist die Einteilung der Zukaufteile in unkritische Güter, Hebelgüter, strategische Güter und Engpassgüter.

Analysen von Märkten, Währungen, Risiken und weiteren Abhängigkeiten, um die Einkaufsstrategie in einer Warengruppe festlegen zu können.

Festlegung der Lieferantenstrategie: Die Einstufung von Lieferanten als gesperrt, freigegeben, strategisch usw. verhindert, dass andere Abteilungen und dezentrale Einkaufsorganisationen mit nicht freigegebenen Lieferanten arbeiten.

Interne Kommunikation der Lieferantenstrategie und des Freigabestatus, damit alle Beteiligten wissen, wie Lieferantenverhandlungen zu gestalten sind und mit welchen Lieferanten welche Bedingungen zu beachten sind.

Was sind die wichtigsten Ziele:

• Effizienz: Indem man mehrere Artikel oder Leistungen zu Produktgruppen zusammenfasst und Risiken nur auf dieser höheren Ebene analysiert und Strategien entwickelt, lassen sich trotzdem gezielte Strategien für sehr viele Artikel entwickeln.
• Interne Abstimmung: Wenn die Strategie für jede Produktgruppe und jeden Lieferanten dokumentiert ist, sind alle Mitarbeitenden im Unternehmen informiert und unterstützen diese Strategie.
• Bündelung von Bedarfen, um die größtmögliche Verhandlungsmacht zu erreichen.
• Die richtige Strategie finden: Durch die automatische Zuordnung der Lieferanten zu den Quadranten unkritisch, Engpass, Hebel oder strategisch lassen sich standardisierte und bewährte Strategien zur Risiko- und Kostensenkung anwenden.

Besonderheiten je Branche:

Produktion: Da die Risiken im Produktionsumfeld größer sind als im Nicht-Produktionsumfeld, ist Category Management im Produktionsumfeld besonders verbreitet.

In größeren Unternehmen gibt es im Einkauf meist eine Matrixorganisation. Das heißt, es gibt sogenannte Projekteinkäufer, die unabhängig von der Produktgruppe für ein komplettes Produkt verantwortlich sind, und es gibt die Warengruppenverantwortlichen, die übergreifende Strategien für jede Produktgruppe festlegen. Die Projekteinkäufer müssen je nach Produktgruppe also unterschiedlichen Strategien folgen. Meist gibt es 5- bis 10-mal so viele Projekteinkäufer wie Warengruppeneinkäufer.

Projekteinkäufer verhandeln einzelne Preise und Konditionen unter Berücksichtigung der Warengruppenstrategie. Deshalb ist die Integration auf Toolebene so wichtig: Strategien in PowerPoint lassen sich leicht übergehen, während sich Tools so konfigurieren lassen, dass manche Lieferanten zum Beispiel gar nicht ausgewählt werden können.

Neueste Innovationen:

Generell sind diese Funktionen in Source-to-Contract-Anwendungen noch nicht lange verfügbar. Früher lag der Fokus nur darauf, den Lieferantenstatus anzuzeigen. Die Warengruppenstrategie selbst wurde meist in PowerPoint erstellt und war im Tool nicht direkt verfügbar. Die neuesten Innovationen in diesem Bereich sind:

Integration: Die automatische Aktualisierung der Rahmenbedingungen aus anderen Bereichen, etwa des Volumens aus dem Spend Management und des Verhandlungsergebnisses aus dem Sourcing, aber auch die Integration von Savings-Tracking-Funktionen zur Erfolgsmessung der Warengruppenstrategie ist nicht überall Standard.

Empfehlungen: die automatische Ableitung von Empfehlungen, welche Maßnahmen auf Basis der analysierten Daten möglich und am wirkungsvollsten wären.

KI-generierte Warengruppenstrategien: Generative KI entwirft heute aus Ausgabendaten, Marktindizes, Risiko-Feeds und Lieferanteninformationen eine erste Warengruppenstrategie, die der Category Manager prüft und anpasst. Spezialisierte Anbieter wie akirolabs und Cirtuo konzentrieren sich darauf; Coupa hat Cirtuo im Mai 2025 übernommen, um Category Management in seine Suite zu integrieren. Das Ergebnis ist eine Strategie, die monatlich statt alle 18 Monate aktualisiert werden kann.

Beispiel für eine Matrixstruktur