Der strategische Einkauf ist ein Einkaufsprozess, der Datenerhebung, Spend-Analyse, Marktrecherche, Verhandlung und Vertragsabschluss miteinander verbindet.

Einige Fakten zu Source2Contract:

Der strategische Einkauf unterscheidet sich stark je nach Branche des einkaufenden Unternehmens, nach der Bedeutung des Einkaufs für das Unternehmen und nach den Produkten (welche Produktgruppe bzw. Warengruppe), die eingekauft werden.

Unternehmen können direktes und indirektes Material einkaufen. Der direkte Einkauf umfasst alle Güter, die Teil der Stückliste (BOM, Bill of Material) sind und direkt im Produktionsprozess benötigt werden. Das können Rohstoffe, aber auch verschiedenste Zukaufteile sein, meist Kunststoffteile, Metallteile oder elektronische Bauteile.

Der indirekte Einkauf wiederum umfasst alle Waren und Dienstleistungen, die indirekt in der Produktion benötigt werden, etwa Maschinen (einschließlich MRO – Maintenance, Repair and Operations), aber auch Waren und Leistungen für andere Abteilungen wie IT, Marketing und Vertrieb, Services und Support. Die Einteilung der eingekauften Waren und Dienstleistungen erfolgt im sogenannten „Category Management“.

Da der Einkauf von Produktionsmaterial für die meisten Unternehmen geschäftskritisch ist – überhöhte Kosten oder ein Lieferausfall können die Existenz des Unternehmens gefährden –, ist der Einkauf von indirektem Material meist weniger kritisch; die Lieferung von Büromaterial oder IT-Ausstattung kann zum Beispiel auch einmal ein paar Tage später kommen.

Daraus ergeben sich in verschiedenen Branchen unterschiedlich komplexe und kritische strategische Einkaufsprozesse, die oft auch Teilprozesse wie Risikomanagement, Lieferantenmanagement, Lieferantenentwicklung, Vertragsmanagement, Cost Engineering oder Maßnahmenmanagement umfassen.

Bestandteile einer Source2Contract-Suite

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Die wichtigsten Ziele in Source2Contract

Wert identifizieren: Analyse historischer Einkaufsdaten in Kombination mit Prognosen und Indizes, um die richtigen Maßnahmen zur Kostensenkung zu finden.

Strategien festlegen: Erstellung einer Warengruppenstrategie, die Risikomanagement und Markttrends ebenso berücksichtigt wie einen Maßnahmenplan zur Kostensenkung.

Lieferanten steuern und entwickeln: Eine Lieferantenstrategie, die nicht nur auf die Senkung der Materialkosten zielt, sondern auch auf die Verbesserung der Lieferantenleistung – unter Berücksichtigung der Anforderungen an CSR (Corporate Social Responsibility).

Preisstruktur analysieren: Wettbewerb schaffen, Angebote einholen, Preistreiber und weitere Faktoren als Basis der Verhandlungsstrategie ermitteln und die Verhandlung mit dem bestmöglichen Ergebnis führen.

Verhandlungsergebnis umsetzen: Effizient standardisierte Verträge auf Basis von Textbausteinen erstellen, die das Verhandlungsergebnis abbilden, Risiken möglichst automatisch ausschließen und den Einkauf bestmöglich auf die nächste Vertragsverlängerung vorbereiten.

Einige Beispiele, warum S2C je Branche unterschiedlich ist:

Im Automobilumfeld geht es fast immer um relativ große Stückzahlen (über 10.000 Stück pro Jahr), die über einen Zeitraum von meist 6 bis 8 Jahren abgerufen werden. Ein Lieferant wird in der Regel 2 bis 4 Jahre vor Produktionsstart beauftragt, da auch die Entwicklung gemeinsam mit dem Lieferanten erfolgt. Deshalb muss man schon in der ersten Ausschreibungsphase genau festlegen, unter welchen Umständen sich der künftige Preis aufgrund welcher Faktoren ändern darf. Details dazu erklären wir im Bereich eSourcing.

Im Anlagenbau liegt die durchschnittliche Losgröße bei 3, was völlig andere Einkaufsprozesse erfordert. Bei kleinen Stückzahlen lassen sich Fehler im Einkauf relativ leicht korrigieren, da sie keine langfristigen Auswirkungen haben (abgesehen davon, dass einzelne Beschaffungsvorgänge nicht optimal laufen).

In einer Bank oder Versicherung gibt es in diesem Sinne keine wirklich kritischen Einkaufsprozesse und keine große Zahl an Produkten, weshalb der strategische Einkauf in dieser Branche oft keine große Rolle spielt.

Zusammengefasst:

Unternehmen verschiedener Branchen kaufen unterschiedliche Waren und Dienstleistungen ein. Da Komplexität und Kritikalität je Branche unterschiedlich sind, gibt es unterschiedliche Ausprägungen der S2C-Prozesse. Das bedeutet auch, dass nicht alle Anbieter alle Prozesse abbilden können und es daher Branchen gibt, für die einige Anbieter besser geeignet sind als andere.

Warum manche Regionen komplexere Prozesse haben:

Allgemein lässt sich sagen: In Ländern mit mehr Produktionsunternehmen ist auch der Bedarf an Source2Contract-Prozessen größer. Den „Goldstandard“ der S2C-Prozesse hat die Automobilindustrie geschaffen, weil dort die größte Komplexität herrscht. Das ist einer der Gründe, warum es in den USA und in Deutschland so viele eSourcing-Startups gibt. In den letzten 20 Jahren haben viele Unternehmen aus anderen Branchen die Prozesse der Automobilindustrie übernommen, um von deren Prozessreife und Erfahrung zu profitieren.