Neu im Einkauf? Hier geht's los.

Was der Einkauf macht

Der Einkauf (auch Beschaffung oder Procurement) sorgt dafür, dass ein Unternehmen die Waren und Dienstleistungen bekommt, die es braucht – zum richtigen Preis, in der richtigen Qualität, zur richtigen Zeit und mit vertretbarem Risiko. Das klingt einfach, aber in einem Produktionsunternehmen machen zugekaufte Materialien und Leistungen oft mehr als die Hälfte des Umsatzes aus. Jeder im Einkauf gesparte Euro erhöht den Gewinn um genau einen Euro, während der Vertrieb für denselben Effekt mehrere Euro zusätzlichen Umsatz bräuchte.

Der Einkauf hat zwei Seiten:

Beides zusammen heißt Source-to-Pay, auch geschrieben Source2Pay oder S2P.

Direkter und indirekter Einkauf

• Der direkte Einkauf kauft alles, was ins Produkt eingeht: Rohstoffe, Komponenten, Verpackung. Er ist geschäftskritisch, denn ein fehlendes Teil kann die Produktion stoppen. Typische Themen: langfristige Lieferantenbeziehungen, Qualität, Kostenaufbrüche, Versorgungssicherheit.
• Der indirekte Einkauf kauft alles, was das Unternehmen für den Betrieb braucht: IT, Marketing, Facility Services, Reisen, Beratung, Büromaterial, Instandhaltung (MRO). Er hat viele kleine Bestellungen und viele interne Kunden. Typische Themen: einfaches Bestellen, Compliance, Kataloge, Bündelung.

Der Source2Pay-Kreislauf

Strategischer und operativer Einkauf bilden einen geschlossenen Kreislauf: Der Vertrag aus Source-to-Contract wird zur Grundlage jeder Bestellung in Procure-to-Pay, und die Rechnungs- und Bestelldaten fließen in die nächste Spend-Analyse zurück. Klicken Sie auf einen Schritt, um die Kernfrage, die Beteiligten und typische Tools zu sehen.

Der Source-to-Pay-Prozess in acht Schritten

1. Spend-Analyse – Wohin fließt unser Geld, an welche Lieferanten, in welchen Warengruppen? → Spend Analytics
2. Warengruppenstrategie – Wie kaufen wir jede Warengruppe ein (z. B. „elektronische Bauteile“)? → Category Management
3. Lieferantenmanagement – Welche Lieferanten sind qualifiziert, wie gut liefern sie, welche Risiken gibt es? → Supplier Relationship Management
4. Ausschreibung – Angebote einholen (RFI, RFQ), vergleichen, verhandeln, vergeben. → eSourcing
5. Vertrag – Das Ergebnis in einem Vertrag festhalten und die Pflichten nachverfolgen. → Vertragsmanagement
6. Anforderung und Bestellung – Mitarbeitende fordern an, was sie brauchen; es wird genehmigt und bestellt. → eProcurement
7. Lieferung – Auftragsbestätigung, Liefertermine, Wareneingang. → Supply Chain Collaboration
8. Rechnung und Zahlung – Die Rechnung gegen Bestellung und Wareneingang prüfen und fristgerecht bezahlen. → Rechnungsbearbeitung

Kennzahlen, die jede Einkäuferin und jeder Einkäufer kennen sollte

Kennzahl	Was sie misst	Warum sie wichtig ist
Einsparungen (Savings)	Preissenkung gegenüber einer Basis (letzter Preis, Budget oder Markt)	Die klassische Leistungskennzahl des Einkaufs
Spend under Management	Anteil der Ausgaben, den der Einkauf aktiv steuert	Zeigt den Einfluss des Einkaufs im Unternehmen
Maverick Buying	Käufe an vereinbarten Lieferanten oder Prozessen vorbei	Führt zu höheren Preisen und Risiken
Einkaufspreisabweichung (PPV)	Differenz zwischen geplantem und tatsächlichem Einkaufspreis	Wichtig im direkten Einkauf und für das Controlling
Liefertreue (OTD)	Anteil der Lieferungen zum bestätigten Termin	Zentral für Produktion und Servicegrad
Durchlaufzeit (Anforderung bis Bestellung)	Zeit von der Bedarfsanforderung bis zur Bestellung	Misst die Effizienz des operativen Einkaufs
Dunkelverarbeitungsquote	Anteil der Rechnungen ohne manuellen Eingriff	Misst die Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung
Zahlungsziel (DPO)	Durchschnittliche Zeit bis zur Bezahlung der Lieferanten	Wichtig für Liquidität und Lieferantenbeziehungen

Regulierung, die der Einkauf 2026 kennen muss

• E-Rechnung: In Deutschland müssen Unternehmen seit 2025 strukturierte E-Rechnungen empfangen können und sie ab 2027/2028 auch ausstellen. EU-weite Regeln für den grenzüberschreitenden Handel (ViDA) folgen ab 2030.
• CBAM: Seit 2026 zahlen Importeure von Stahl, Aluminium, Zement, Düngemitteln, Wasserstoff und Strom aus Nicht-EU-Ländern für das enthaltene CO₂ (kleine Importeure unter 50 Tonnen pro Jahr sind ausgenommen).
• Lieferketten-Sorgfaltspflichten: Das deutsche Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) verpflichtet große Unternehmen, Menschenrechts- und Umweltrisiken bei ihren Lieferanten zu steuern; es wird derzeit vereinfacht. Die EU-Richtlinie (CSDDD) soll ab Juli 2029 gelten.
• Product Carbon Footprint: Immer mehr Kunden fragen nach dem CO₂-Fußabdruck zugekaufter Teile, den der Einkauf bei den Lieferanten einholen muss.

Glossar

Auktion (eAuction) – Online-Verhandlung, bei der Lieferanten nach festen Regeln in Echtzeit gegeneinander bieten.

Stückliste (BOM) – Liste aller Teile und Materialien, die für ein Produkt nötig sind; die Grundlage des direkten Einkaufs.

Katalog (eKatalog, Punch-out) – Elektronisches Sortiment eines Lieferanten, aus dem Mitarbeitende bestellen. Punch-out bedeutet, in den Webshop des Lieferanten zu springen und den Warenkorb zurückzuholen.

Warengruppe (Category) – Gruppe ähnlicher Waren oder Leistungen (z. B. „IT-Hardware“, „Kunststoffteile“), für die eine gemeinsame Strategie festgelegt wird.

Kostenaufbruch / Should-Costing – Berechnung, was ein Teil auf Basis von Material, Maschinenzeit, Arbeit und Gemeinkosten kosten sollte; die Grundlage für faktenbasierte Verhandlungen.

EDI – Elektronischer Datenaustausch; automatischer Austausch von Bestellungen und Rechnungen zwischen den IT-Systemen von Kunde und Lieferant.

ERP – Enterprise-Resource-Planning-System wie SAP S/4HANA oder Microsoft Dynamics; enthält Bestellungen, Bestände, Rechnungen und Finanzdaten.

Rahmenvertrag – Vertrag, der Preise und Konditionen für einen Zeitraum festlegt; einzelne Bestellungen werden dann darauf abgerufen.

Incoterms – Internationale Regeln, die festlegen, wer Transport und Versicherung zahlt und wann das Risiko auf den Käufer übergeht.

Intake – Die Eingangstür des Einkaufs: Hier beschreiben Mitarbeitende ihren Bedarf, bevor daraus eine Bedarfsanforderung wird.

Kraljic-Matrix – Klassisches Modell, das Warengruppen in unkritische, Hebel-, Engpass- und strategische Güter einteilt, um die richtige Strategie zu wählen.

MRO – Maintenance, Repair and Operations: Ersatzteile, Werkzeuge und Verbrauchsmaterial für die Produktion.

Bestellung (PO) – Der verbindliche Auftrag an einen Lieferanten.

Bedarfsanforderung (BANF, PR) – Die interne Anfrage, etwas zu kaufen; wird nach der Genehmigung zur Bestellung.

RFI / RFP / RFQ – Request for Information (wer kann liefern?), Request for Proposal (wie würden Sie es lösen?) und Request for Quotation (zu welchem Preis?).

Tail Spend – Die vielen kleinen Käufe, die zusammen einen kleinen Anteil der Ausgaben, aber einen großen Anteil der Transaktionen ausmachen.

TCO – Total Cost of Ownership: alle Kosten über die Lebensdauer eines Kaufs, nicht nur der Preis.

3-Way-Match – Automatische Prüfung, ob Bestellung, Wareneingang und Rechnung übereinstimmen, bevor eine Rechnung bezahlt wird.

KI-Agent – Software auf Basis großer Sprachmodelle, die eine komplette Aufgabe selbstständig erledigt (z. B. RFQs versenden und Angebote vergleichen), innerhalb der Regeln, die der Einkauf vorgibt.

Wie es weitergeht

• Lesen Sie den Überblick über alle Einkaufsprozesse.
• Sehen Sie in der Marktlandkarte, wer welche Software anbietet.
• Stöbern Sie in den häufig gestellten Fragen.