eProcurement

Was umfasst dieses Modul / dieser Prozess:

Bedarfsanforderung ist oft der Start des Prozesses. Hier gibt der Bedarfsträger seinen Bedarf ein. Viele Unternehmen bieten inzwischen nur noch die Suche im Katalog an, damit der Bedarfsträger nicht aus Bequemlichkeit eine Freitextanforderung anlegt, obwohl das Produkt oder die Leistung auch im Katalog steht. Dafür werden Artikel oder Leistungen, die eigentlich nicht als Katalogprodukt verfügbar sind, als Dummy-Katalogprodukte angelegt, damit der Bedarfsträger automatisch in den richtigen Prozess geleitet wird. Dieser Ansatz heißt auch Guided Buying.

eKatalog ist die andere Seite des E-Commerce, auf der Lieferanten ihre Webshops anlegen und pflegen. Im eKatalog wählen Bedarfsträger die Artikel und Leistungen aus, die sie brauchen. Grundsätzlich gibt es zwei Ansätze:

Zum einen den sogenannten Inbound-Katalog, bei dem Informationen (Kataloge) der Lieferanten in den eigenen Katalog importiert werden. Zum anderen die Outbound-Kataloge, bei denen Bedarfsträger in einen externen Webshop des Lieferanten springen und der Warenkorb am Ende für Freigabe und Bestellung zurück in das eigene Katalogsystem übertragen wird.

Früher setzten viele Unternehmen auf Punch-out-Kataloge, weil diese extrem einfach in die eigene Landschaft zu integrieren sind. Man braucht keine eigene Suche, weil man die Suchfunktion des Lieferanten in seinem Webshop nutzt, und muss sich nicht um Artikelaktualisierungen kümmern, da diese vollständig vom Lieferanten übernommen werden.

In den letzten Jahren sind Inbound-Kataloge aber immer beliebter geworden, denn bei mehr als 20 Katalogen kann man dem Endnutzer, der einen bestimmten Artikel sucht, nicht zumuten, zwischen verschiedenen Webshops zu springen, um den richtigen Artikel zu finden. Inbound-Kataloge haben zudem weitere Vorteile, die wir später erläutern.

Marktplatz: Eine andere Philosophie verfolgen Marktplätze, die ihrerseits verschiedene Anbieter integrieren und die Vereinheitlichung auf ihrer eigenen Plattform vornehmen. Bekanntester Anbieter ist Amazon Business. Heute findet man oft eine Mischung aus Inbound-Katalogen, Punch-out-Katalogen für Spezialanwendungen und zusätzlich angebundenen Marktplätzen, über die dann der Tail Spend abgewickelt wird. Wichtig ist nur, dass die gesamte Anforderung über den Katalog läuft und nicht als Freitextbestellung, denn das ist die aufwändigste Variante bei den Prozesskosten.

Bestellen ist aus Sicht des Bedarfsträgers der nächste Schritt. Dafür muss er noch die richtige Kontierung vornehmen, damit die Bestellung an den richtigen Genehmigenden weitergeleitet wird und die richtigen Budgets zur Steuerung herangezogen werden. Tatsächlich startet der Nutzer damit nur den Genehmigungsprozess.

Genehmigungen sind nicht überall nötig. Systeme werden oft so eingestellt, dass nur ganz besondere Anforderungen eine Freigabe brauchen. Der Grund: Bei einer Genehmigungsquote von 99 % sind die Prozesskosten der Freigabe höher als die möglichen Probleme einer ungerechtfertigten Bestellung.

Die Bestellung wird dann elektronisch übermittelt, entweder per EDI oder WebEDI, teilweise auch per E-Mail. Für bestimmte Produktgruppen schickt der Lieferant zudem eine Auftragsbestätigung.

Rechnung, Rechnungsprüfung und Zahlung gehören zum Prozess der Kreditorenbuchhaltung und werden oft nicht mit demselben Tool umgesetzt.

Was sind die wichtigsten Ziele:

• Senkung der Prozesskosten, indem der Prozess für den Nutzer so einfach wie möglich und mit möglichst wenigen Prozessschritten gestaltet wird.
• Senkung der Prozesskosten durch weniger Freitextbestellungen, die der Einkauf erst mühsam prüfen, beim Lieferanten anfragen und dann gesondert beschaffen muss.
• Beschleunigung der Prozesse durch Prozessstandardisierung.
• Kosteneinsparungen, weil für eine Produktgruppe nur wenige Lieferanten freigegeben (und damit im Katalog enthalten) sind – das bedeutet ein höheres Einkaufsvolumen, mehr Verhandlungsmacht und meist niedrigere Preise.
• Vermeidung nicht autorisierter Käufe.
• Transparenz, da alle Bedarfe einer Produktgruppe, einer Kostenstelle usw. zugeordnet werden müssen.

Besonderheiten je Branche:

Im Procure-to-Pay gibt es meist keine branchenspezifischen Prozesse. Branchen unterscheiden sich hier vor allem dadurch, dass manche deutlich mehr Dienstleistungen, Marketingleistungen, Rechtsberatung usw. benötigen als andere.

Neueste Innovationen:

Benchmarking ist ein großer Trend im eProcurement. Unternehmen erhalten über anonymisierte Daten Informationen über ihre Einkaufsleistung und können so besser einschätzen, wie gut sie im Vergleich zu anderen Unternehmen sind. Das ist ein großer Vorteil in der internen Kommunikation und bei der Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen.

Personalisierte Suche hilft, den gewünschten Artikel noch gezielter zu finden (z. B. auf Basis von Standort, früheren Bestellungen, Trends usw.), ebenso wie das Hervorheben bestimmter Artikel, um Angebote besser nutzen zu können.

Intake und Orchestrierung ist die größte Veränderung seit 2023. Eine neue Softwareebene liegt vor ERP und Einkaufssuite: Mitarbeitende beschreiben ihren Bedarf in normaler Sprache (oder in Slack oder Teams), und das Tool leitet die Anfrage an den richtigen Prozess, die richtigen Genehmigenden und das richtige System weiter. Zip, ORO Labs, Omnea und Levelpath sind die bekanntesten Anbieter; zusammen haben sie zwischen 2024 und 2026 mehrere hundert Millionen Dollar eingesammelt.

KI-Agenten für Bedarfsanforderungen: Startups wie Lio oder Procure AI gehen einen Schritt weiter und lassen KI-Agenten Bedarfsanforderungen von Anfang bis Ende bearbeiten, vom Lesen der Anfrage bis zur Bestellung.

Empfehlungen bleiben im eProcurement wichtig. Hier geht es vor allem um Verbesserungen im Katalog, etwa welche Beschreibungen verbessert werden müssen, weil Artikel erst nach mehreren Suchanfragen gefunden werden.

Erweiterungen und Zusatzfunktionen:

Supply Chain Execution lässt sich nicht nur für eProcurement, sondern auch für alle anderen Waren und Leistungen nutzen. Das hat den Vorteil, dass für Katalog- und Nicht-Katalog-Artikel keine getrennten Anbindungen für die Bestellübermittlung und den Lieferantenanschluss nötig sind.

Rechnungsstellung ist ein Folgeprozess, der meist voll integriert läuft, da der Datenabgleich – ob die Ware bereits geliefert wurde und ob die Preise zur Bestellung passen – vollautomatisch erfolgen kann. Das bringt große Prozesseinsparungen bei der Rechnungsprüfung.

Product Information Management (PIM) ist ein Prozess auf Lieferantenseite, mit dem der Lieferant einerseits elektronische Kataloge (und alle anderen Kataloge) erstellen, andererseits aber auch kundenspezifische Produktportfolios und Preislisten einfach verwalten kann. Die Verwaltung unterschiedlicher Produktportfolios und Preise auf der Plattform kann sehr unterschiedlich gelöst sein und ist mitunter ein Unterscheidungsmerkmal zwischen eProcurement-Anbietern.