Wie Digitalisierung mit einem Verhandlungsbot Einsparungen ermöglicht

Digitalisierung ist ein riesiger Hebel zur Kostensenkung!

Viele Unternehmen tun sich schwer, echte Digitalisierung als Maßnahme zur Kostensenkung darzustellen. Was meinen wir mit echter Digitalisierung? Wir verstehen darunter nicht die Abbildung manueller Prozesse in einer Software, sondern die Neugestaltung von Prozessen auf Basis von Daten.

Aber warum ist es so schwierig, echte Digitalisierung als Instrument zur Kostensenkung darzustellen? Dafür gibt es meist mehrere Gründe:

• Unternehmen müssen zuerst die Datenqualität verbessern, da maschinelles Lernen auf Basis der heute verfügbaren Daten nicht möglich ist
• Datenanalysten sind nicht oder nicht in ausreichendem Umfang verfügbar, um aus möglichen oder notwendigen Empfehlungen der Software Rückschlüsse auf die nötigen Daten zu ziehen
• Die Digitalisierung von Know-how gelingt nicht, weil Unternehmen es nicht schaffen, vorhandenes Know-how in einen Algorithmus zu überführen, der auf Basis der Daten einerseits Digitalisierung und andererseits maschinelles Lernen ermöglicht
• Zudem sind die Kosten der Anfangsinvestition für Personal, Datenanalyse und den Aufbau einer digitalen Infrastruktur nicht nur hoch, sondern oft auch nicht kalkulierbar, weshalb eine genauere ROI-Berechnung im Vorfeld nicht so einfach ist

Bei der Neugestaltung von Prozessen auf Basis von Daten geht man davon aus, dass die Daten zusätzliche Erkenntnisse liefern und auf ihrer Basis bessere Entscheidungen getroffen werden können.

Ein klassisches Beispiel, bei dem diese Methodik schon vor einigen Jahren erfolgreich umgesetzt wurde, ist Google Maps. Wer kann sich heute noch vorstellen, ein Navigationsgerät zu nutzen, das keine Echtzeitdaten verwendet und daraus keine präzisen Routenempfehlungen ableitet?

Und nun stellen Sie sich vor, Sie hätten einen Verhandlungsbot, der Ihnen den Weg zur effizientesten Verhandlung zeigt und den Vorschlag sofort umsetzt, wenn Sie ihn annehmen.

Das spart Ihnen nicht nur viel Energie, Sie erreichen Ihr Ziel auch mit dem bestmöglichen Ergebnis.

Die zuvor genannten Gründe, warum Digitalisierung so schwierig ist, sind damit aufgehoben. Da der Algorithmus bereits entwickelt ist, muss man weder mühsam das eigene Know-how herausarbeiten noch eine Datenbasis aufbauen. Im Gegenteil: Teilweise basiert der Algorithmus auf Prinzipien der Spieltheorie und ist damit nicht nur in der Praxis erprobt, sondern auch wissenschaftlich überprüfbar. Auch die vorhandene Datenqualität spielt hier keine Rolle, da die bestehende Datenbasis aus vielen tausend Verhandlungen genutzt wird.

Da kein großes IT-Projekt gestartet werden muss, können Sie schnell und einfach beginnen und sofort erste Erfahrungen sammeln.

Daraus ergeben sich mehrere Ebenen, auf denen Einsparungen erzielt werden können:

• Prozessänderung: Im Bereich des sogenannten Tail Spend folgen viele Unternehmen der Strategie „3 Angebote und Kauf“, d. h. es werden 3 Angebote eingeholt und das günstigste ohne Verhandlung beauftragt, weil man davon ausgeht, dass die (Prozess-)Kosten der Verhandlung höher sind als die zusätzlichen Einsparungen. Gibt es nun eine Software, die genau diesen Prozess ohne zusätzlichen Aufwand abdeckt, ist jeder Prozentpunkt Einsparung eine zusätzliche harte Einsparung.
• Qualität: Selbst wenn verhandelt wird, ist noch nicht sicher, dass der Einkäufer die beste Verhandlungsstrategie wählt. Könnte man sicherstellen, dass jeder Einkäufer in jeder Region und unabhängig von seiner Erfahrung immer die effizienteste Verhandlungsmethode wählt, ließen sich sicher zusätzliche Einsparungen erzielen.
• Anpassungsfähigkeit: Es gibt Unternehmen, die in speziellen Märkten tätig sind, in denen es nicht so einfach ist, die effizienteste Strategie zu wählen. Hier kommt der „selbstlernende“ Algorithmus ins Spiel, der sich genau an diese besonderen Rahmenbedingungen anpasst und damit auch seine Empfehlungen ändert.
• Senkung der Prozesskosten: Natürlich lässt sich ein solches Tool nicht nur für bessere Verhandlungen, also eine höhere Verhandlungsqualität, nutzen, sondern auch einfach zur Senkung der Prozesskosten. Wo früher Strategien mühsam erarbeitet und mit Lieferanten halbautomatisch umgesetzt wurden, ist das heute vollautomatisch möglich. Dabei ist zu beachten, dass die heute am Markt verfügbaren Sourcing-Tools das Einholen von Angeboten nur unterstützen und teilweise automatisieren, die Verhandlung selbst aber weder in Form von Empfehlungen unterstützen noch in irgendeiner Weise eigenständig umsetzen können.
• Benutzerfreundlichkeit: Damit kommen wir zum letzten Aspekt erfolgreicher Digitalisierung: der Optimierung der Benutzeroberfläche, bis Endanwender sie ohne Schulung problemlos bedienen können. Denn was nützt Digitalisierung, wenn sie schlicht nicht umgesetzt wird oder Prozesse nicht erfolgreich angepasst werden?

Die hier beschriebenen Vorteile lassen sich zum Beispiel mit Software wie mysupply.com oder keelvar.com erreichen.