Die unterschiedlichen Anforderungen von Unternehmen an Einkaufssoftware

Will ein Unternehmen von anderen Unternehmen lernen, prüft es in erster Linie, welche Softwareprodukte verschiedene Wettbewerber nutzen. Nach dem Motto: Wenn der Anbieter meine Branche versteht und hier gute Arbeit geleistet hat, dann passt er. Im Idealfall kommen dann Unternehmen in die engere Wahl, die neben Gemeinsamkeiten in der Branche auch regional möglichst übereinstimmen.

Die strategische Bedeutung des Einkaufs ist natürlich je nach Branche sehr unterschiedlich (und damit innerhalb einer Branche meist gleich). Besonders in Produktionsunternehmen hat der Einkauf meist eine sehr hohe strategische Bedeutung, da hier jeder eingesparte Dollar/Euro so viel wert ist wie 2 oder 3 Dollar/Euro Umsatz – das gilt natürlich vor allem für den Einkauf von Produktionsmaterial und damit für den strategischen Einkauf.

Die Bedeutung des indirekten Einkaufs ist für ein Produktionsunternehmen oft dieselbe wie für eine Bank oder eine Versicherung.

Die übrigen Annahmen sind leider oft teilweise falsch. Die grundlegenden Unterschiede zwischen den Unternehmen liegen in den Einkaufsprozessen und in der Fähigkeit, diese Prozesse einfach an eine Software anzupassen (auch wenn das Ziel meist ist, dass sich die Software an das Unternehmen anpasst). Unternehmen derselben Branche kaufen meist dieselben Warengruppen ein, doch in Produktionsunternehmen sind Fertigungstiefe und Größe der Einkaufsabteilung oft sehr unterschiedlich. Während eine geringere Fertigungstiefe oft eine höhere Komplexität der Einkaufsprozesse bedeutet, ist die Größe der Einkaufsabteilung meist noch entscheidender.

Eine Abteilung „Prozesse & Tools“ ist der Schlüssel für eine schnelle Transformation

Während Konzerne innerhalb der Einkaufsorganisation oft eine zentrale Einheit namens „Prozesse und Tools“ betreiben, die mit bis zu 50 Mitarbeitenden hochprofessionell Prozesse standardisiert und optimiert und entsprechende Tools einführt, haben kleinere Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitenden im Einkauf niemanden, der sich ausschließlich mit Methoden und Tools beschäftigt. Das bedeutet, dass sich der CPO (oder einer seiner Mitarbeitenden) neben seinen „normalen“ Einkaufstätigkeiten um die Standardisierung der Prozesse und die Einführung eines Tools kümmern muss. Das macht jede Toolein­führung in einem kleinen Unternehmen zur Herausforderung, wenn der Softwareanbieter sein Portfolio nicht genau auf diese Zielgruppe ausgerichtet hat.

Es gibt aber weitere Unterschiede, die vor allem auf die Unternehmensgröße zurückgehen. So bevorzugen kleine und mittlere Unternehmen ein Tool, das möglichst viele ihrer Prozesse abbildet, denn neben den Ressourcen im Einkauf sind meist auch die IT-Ressourcen sehr knapp.

Jedes zusätzliche Tool mit Schnittstellen- und Wartungsbedarf bedeutet also zusätzlichen Aufwand, der natürlich vermieden werden soll. Allein die Zahl der sogenannten Key User lässt sich für mehrere Softwareanbieter nicht so einfach skalieren.

Wir unterscheiden die Unternehmen deshalb nach Unternehmensgröße von XS bis XL gemäß folgender Übersicht:

XS-Unternehmen (bis 100 Mio. Umsatz):

Hier treibt die Einkaufsleitung die Digitalisierung im Einkauf selbst voran. Mit der Einführung einer Einkaufssoftware sollen die ersten einfachen Schritte der Digitalisierung gegangen werden. Bei der Auswahl einer Lösung liegt der Fokus auf „easy to implement“ (Einführung ohne großen Projekt- und Customizing-Aufwand) und „easy to use“ (intuitive Nutzung der Software ohne Schulung). IT-Integrationen werden meist vermieden oder so einfach wie möglich gehalten, was wegen der geringen Zahl an Transaktionen oft kein Problem ist.

Ein typischer Anbieter in diesem Kundensegment ist tacto.ai.

S-Unternehmen (100–500 Mio. Umsatz):

Hier treibt oft der CEO Digitalisierungsmaßnahmen direkt voran, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Einkaufsleitung steuert und priorisiert die Projekte, und ein Key User führt die Software ein. Meist wird dafür der Key User des ERP-Systems eingesetzt, da er bzw. sie die Prozesse und die Datenstruktur im Hintergrund am besten kennt.

Bei der Toolauswahl liegt der Fokus meist auf Best Practice. Das heißt, man will nichts Neues erfinden, sondern aus den Erfahrungen anderer Unternehmen lernen. Das ist wichtig, weil sich Unternehmen dieser Größe große Einführungsprojekte mit aufwändigem Customizing oft nicht leisten können oder wollen. Auch hier spielen „easy to implement“ und „easy to use“ eine wichtige Rolle.

Ein typischer Anbieter in diesem Kundensegment ist tacto.ai, aber auch Proactis oder Medius.

M-Unternehmen (500 Mio.–2 Mrd. Umsatz):

Diese Unternehmen haben meist schon vor Corona eine Digitalisierungsstrategie entwickelt, die aber mitunter nicht für alle Standorte oder Teilorganisationen gilt. In diesen Unternehmen gibt es auch kleine Teams, die sich gezielt um Tooleinführungen und Prozesse kümmern. Früher beschränkte sich deren Tätigkeitsbereich oft auf reines Einkaufscontrolling und Reporting; inzwischen haben sich Strategie und Mitarbeitende oft weiterentwickelt.

Der Fokus der Tooleinführung liegt darauf, möglichst viele Prozesse mit möglichst wenig IT-Ressourcen abzubilden. Erwartet werden umfangreiche Standard-Integrationsszenarien zu ERP- und PLM-Systemen, die meist aber nicht besonders komplex sind, da es meist keine große Zahl unterschiedlicher Systeme gibt. Außerdem werden vordefinierte Workflows für die jeweilige Branche und Warengruppe erwartet.

Typische Anbieter in diesem Kundensegment sind Onventis als All-in-One-Lösung sowie Medius, Corecentric und Proactis für bestimmte Branchen.

L-Unternehmen (2–10 Mrd. Umsatz):

Unternehmen dieser Größe verfolgen meist eine intensive M&A-Strategie. Das bedeutet, dass es keine durchgängig standardisierten Prozesse gibt, viele verschiedene ERP-Systeme im Einsatz sind und die Reife der verschiedenen Einkaufsorganisationen innerhalb des Konzerns oft sehr unterschiedlich ist.

Sowohl der Einkauf als auch die IT haben eigene Mitarbeitende für Prozesse und Tools, die meist auch sehr eng zusammenarbeiten. Strategien für Datenhaltung und Datenanalyse sowie IT-Compliance-Regeln werden unternehmens- und abteilungsübergreifend festgelegt.

Bei der Toolauswahl liegt der Fokus auf einer Mischung aus hoher Funktionalität und einfacher Bedienung, was in der Praxis oft eine große Herausforderung ist. Die Einführung der Software wird oft von einem externen Dienstleister wie Accenture begleitet.

Typische Toolanbieter in diesem Kundensegment sind Ivalua, Coupa und Jaggaer, aber auch GEP oder Zycus.

XL-Unternehmen (> 10 Mrd. Umsatz):

In fast allen Konzernen ist die Digitalisierung der zentrale Treiber des Geschäftsmodells. Entsprechend gestalten absolute (Branchen-)Experten neue Strategien und Lösungen. Diese Unternehmen arbeiten meist intensiv mit Startups zusammen, um die Vorteile neuer Lösungen, Prozesse und Methoden im eigenen Konzern bewerten zu können. Softwareanbieter dienen hier als Innovationstreiber: Für Kernprozesse werden etablierte Lösungen gewählt, und Speziallösungen von Startups für bestimmte Prozesse werden als möglicher Teil eines Wettbewerbsvorteils bewertet.

Wegen der Größe dieser Unternehmen und der zugehörigen Einkaufsorganisationen hat meist jeder Teilbereich eine sehr ausgefeilte Strategie für jede Warengruppe.

Wegen der großen Vielfalt an Bedarfen nutzen diese Unternehmen meist viele Tools verschiedener Anbieter. Größe und Erfahrung der IT-Abteilung beim Zusammenführen mehrerer SaaS-Lösungen über standardisierte Schnittstellen sind hier ein klarer Vorteil.

Typische Anbieter in diesem Kundensegment sind Ariba, Coupa oder Ivalua, aber auch spezialisierte Anbieter wie Icertis, Sievo, Basware oder Globality.

Zusammenfassung:

Die Größe eines Unternehmens und damit die Größe von Einkaufs- und IT-Abteilung bestimmen in sehr hohem Maß die Auswahl einer Einkaufslösung. Je größer das Unternehmen, desto wichtiger sind Roadmap und Innovationsgrad des Softwareherstellers, während kleinere Unternehmen Systeme brauchen, die mit wenig Projektaufwand möglichst viel Intelligenz und Best Practice liefern.